Microsoft Outlook koppelen met AI
Microsoft Outlook koppelen met Altramano betekent: mails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail. Je koppelt via inloggen bij de dienst. De koppeling heeft 12 handelingen en 3 startmomenten en staat direct aan in je eigen omgeving. 109 sjablonen werken er al mee.
Wat je met Microsoft Outlook kunt
- Contractverlenging 60 dagen vooruit — Zestig dagen voor een contract afloopt krijg je een seintje met een conceptmail voor de verlenging.
- Gespreksvoorbereiding — Een assistent die een verkoopgesprek voorbereidt op basis van eerdere mail en offertes.
- Lead uit formulier naar Tabel — Elke aanvraag via je formulier komt in een tabel en jij krijgt een melding per mail.
- Offerte akkoord → kick-off en facturatie — Zodra een offerte op Akkoord staat: kick-off in de agenda en een seintje naar de administratie.
- Offerte-schrijver — Een assistent die van een paar steekwoorden een nette offertetekst maakt in jouw stijl.
- Opvolgreeks na een offerte — Drie dagen na een offerte een vriendelijke opvolgmail, altijd eerst ter goedkeuring.
Wat een AI-agent met Microsoft Outlook doet
Contractverlenging 60 dagen vooruit: zestig dagen voor een contract afloopt krijg je een seintje met een conceptmail voor de verlenging. Zet contracten met einddatum in de tabel "Contracten". Elke ochtend kijkt deze automatisering welke contracten over zestig dagen aflopen en mailt je per contract een conceptmail voor het verlengingsgesprek. Versturen doe jij. Microsoft Outlook is daarbij mails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail. Alles wat naar buiten gaat, legt de agent eerst aan je voor: jij zegt ja, daarna loopt het. Elke uitvoering staat in Uitvoeringen.
Hoe je koppelt
- Ga in Altramano naar Koppelingen en kies Microsoft Outlook.
- Koppel via inloggen bij de dienst. Altramano bewaart alleen een toegangssleutel, versleuteld, in je eigen omgeving.
- Kies een sjabloon of beschrijf de taak in de Studio. Test hem tegen je echte koppeling.
- Zeg ja voordat hij live gaat. Daarna loopt hij vanzelf, met elke uitvoering terug te lezen.
Veelgestelde vragen
Hoe koppel ik Microsoft Outlook aan Altramano?
Via inloggen bij de dienst, onder Koppelingen in je eigen omgeving.
Wat kan Altramano in Microsoft Outlook doen?
Mails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail: 12 handelingen en 3 startmomenten, bijvoorbeeld een conceptmail aanmaken, een bijlage downloaden en een e-mail opzoeken.
Welke sjablonen werken met Microsoft Outlook?
Contractverlenging 60 dagen vooruit, Gespreksvoorbereiding, Lead uit formulier naar Tabel, Offerte akkoord → kick-off en facturatie, Offerte-schrijver en Opvolgreeks na een offerte en nog 103 meer.
Staat deze koppeling direct aan?
Ja. Je kiest hem in je omgeving onder Koppelingen en koppelt in een paar minuten.
Wat als Microsoft Outlook iets niet kan via de koppeling?
Dan is er de algemene HTTP-koppeling, of we breiden de koppeling uit als het systeem een API heeft.
Kan ik de koppeling weer intrekken?
Ja, in Altramano onder Koppelingen en, bij inloggen bij de dienst, ook in Microsoft Outlook zelf.
Sjablonen die Microsoft Outlook gebruiken
| Sjabloon | Soort | Wat het doet |
|---|---|---|
| Contractverlenging 60 dagen vooruit | automatisering | Zestig dagen voor een contract afloopt krijg je een seintje met een conceptmail voor de verlenging. |
| Gespreksvoorbereiding | AI-agent | Een assistent die een verkoopgesprek voorbereidt op basis van eerdere mail en offertes. |
| Lead uit formulier naar Tabel | automatisering + assistent | Elke aanvraag via je formulier komt in een tabel en jij krijgt een melding per mail. |
| Offerte akkoord → kick-off en facturatie | automatisering | Zodra een offerte op Akkoord staat: kick-off in de agenda en een seintje naar de administratie. |
| Offerte-schrijver | AI-agent | Een assistent die van een paar steekwoorden een nette offertetekst maakt in jouw stijl. |
| Opvolgreeks na een offerte | automatisering | Drie dagen na een offerte een vriendelijke opvolgmail, altijd eerst ter goedkeuring. |
| Stille offertes na 14 dagen | automatisering | Elke week een lijst van offertes waar al twee weken niets op is gebeurd. |
| Verkoopafspraak → voorbereiding | automatisering | Elke ochtend een voorbereiding per verkoopgesprek van vandaag: klant, eerdere mail, offertes. |
| Verloren deal → reden vastleggen | automatisering | Staat een offerte op Verloren zonder reden? |
| Weekpipeline | automatisering | Elke maandag een overzicht van je openstaande offertes per fase. |
| Blog → social-teksten ter goedkeuring | automatisering | Nieuw blogartikel? |
| Contentkalender-herinneringen | automatisering | Houd je content in een tabel bij en krijg elke ochtend wat er vandaag en morgen gepland staat. |
| Inschrijving → welkomstreeks | automatisering | Nieuwe inschrijving via je formulier? |
| Landingspagina-formulier → lead | automatisering | Elke aanvraag via je landingspagina komt in de tabel Leads met een eerste inschatting en een melding. |
| Nieuwsbriefconcept uit maand-highlights | automatisering | Verzamel highlights in een tabel; op de eerste van de maand staat een nieuwsbriefconcept klaar. |
| Review-verzoek na levering | automatisering | Een week na een levering een vriendelijk verzoek om een review, eerst ter goedkeuring. |
| Wekelijks campagne-rapport | automatisering | Elke maandag een kort rapport van je campagneresultaten uit een tabel, met drie inzichten. |
| Blog → carrousel-tekst en korte post | automatisering | Nieuw blogartikel? |
| Contentkalender → per kanaal inplannen (via Buffer) | automatisering | Berichten in een tabel worden na goedkeuring via Buffer op je kanalen ingepland. |
| Eén bericht → varianten per kanaal → goedkeuring → publiceren | automatisering | Schrijf één bericht; je krijgt varianten voor LinkedIn, Instagram en Bluesky ter goedkeuring en publiceert na akkoord. |
| Foto uit map → post-concept | automatisering | Zet een foto in een OneDrive-map en je krijgt een post-concept met bijschrift ter goedkeuring. |
| Google-reviews → reactie ter goedkeuring | automatisering | Nieuwe Google-review? |
| Jubilea-posts | automatisering | Bedrijfs- en medewerkersjubilea uit een tabel worden op tijd een felicitatiepost ter goedkeuring. |
| Reacties → antwoordvoorstel | automatisering | Nieuwe reacties op je berichten krijgen een antwoordvoorstel in je mailbox; jij plaatst het antwoord. |
| Wekelijks bereik-rapport | automatisering | Elke maandag een kort rapport van bereik en reacties per kanaal uit je tabel. |
| Afspraakbevestiging en herinnering | automatisering + assistent | Nieuwe afspraak in je tabel? |
| Eerstelijns antwoorder (tabel) | AI-agent | Een assistent die klantvragen beantwoordt uit je tabel met veelgestelde vragen én je documenten. |
| Escalatie na 24 uur | automatisering | Tickets die na 24 uur nog op Nieuw staan, komen bij een leidinggevende op de mail. |
| Klantbericht → antwoordvoorstel | automatisering | Elk binnenkomend klantbericht (mail of doorgestuurd WhatsApp-bericht) krijgt een antwoordvoorstel uit je kennisbank-tabel. |
| Mailbox → ticket met classificatie en toewijzing | automatisering + assistent | Elke mail in je servicemailbox wordt een ticket in een tabel, met categorie, urgentie en een voorstel wie het oppakt. |
| No-show-opvolging | automatisering | Staat een afspraak op No-show? |
| Retour of klacht → oplossing ter goedkeuring | automatisering | Een klacht of retour krijgt een voorstel voor de oplossing; na jouw goedkeuring gaat het antwoord naar de klant. |
| Tevredenheidsvraag na sluiting | automatisering | Na het sluiten van een ticket krijgt de klant een korte tevredenheidsvraag, eerst ter goedkeuring. |
| Veelgestelde vragen → kennisbank-tabel | automatisering | Elke week worden de gesloten tickets samengevat tot nieuwe veelgestelde vragen voor je tabel. |
| Aanmaningen | automatisering | Openstaande verkoopfacturen krijgen op tijd een vriendelijke herinnering, altijd ter goedkeuring. |
| AFAS: nieuwe rijen → tabel en melding | automatisering | Nieuwe rijen van een GetConnector in AFAS Profit komen in een tabel en de ontvanger krijgt een melding. |
| Bankmutaties: uitzonderingen | automatisering | Plak of exporteer je bankmutaties in een tabel; je krijgt alleen de afwijkingen te zien. |
| Basecone geboekt → melding en dossier | automatisering | Zodra Basecone een transactie boekt, komt de boeking in de tabel Boekingen en krijgt de administratie een melding. |
| Deadlines: aangiften en contracten | automatisering | Vaste deadlines in een tabel; een week vooraf en op de dag zelf een herinnering. |
| Declaraties → goedkeuring | automatisering | Een declaratie via het formulier komt in een tabel en gaat ter goedkeuring naar de leidinggevende. |
| Inkoopfactuur uit mail → Basecone | automatisering | Facturen die per mail binnenkomen gaan na goedkeuring als document naar de juiste administratie in Basecone. |
| Inkoopfactuur uit mail → dossier en goedkeuring | automatisering + assistent | Facturen die per mail binnenkomen worden gelezen, in een tabel gezet, opgeslagen op OneDrive en ter goedkeuring voorgelegd. |
| Maandafsluiting-checklist | automatisering | Op de eerste werkdag van de maand een checklist voor de afsluiting, met de open punten uit je tabellen. |
| Nieuwe klant → welkom en klantmap | automatisering | Een nieuwe klant in je tabel krijgt een welkomstmail (ter goedkeuring) en een klantmap met basisdocument op OneDrive. |
| Openstaande posten | AI-agent | Een assistent die vragen beantwoordt over openstaande verkoopfacturen en aanmaningsteksten voorstelt. |
| Verkoopfactuur na afronding | automatisering | Zet een opdracht op Afgerond en de administratie krijgt alle gegevens voor de factuur, klaar om in te boeken. |
| Aanvraag → werkbon en toewijzing | automatisering + assistent | Een aanvraag via formulier of mail wordt een werkbon in de tabel, met een voorstel welke monteur het oppakt. |
| Foto's en documenten → klantmap | automatisering | Bijlagen uit mail met een werkbonnummer in het onderwerp komen automatisch in de map van die klant. |
| Materiaal en inkoop → goedkeuring → leverancier | automatisering | Een materiaalaanvraag gaat na goedkeuring als bestelling naar de leverancier. |
| Meerwerk goedkeuren | automatisering | Meerwerk van een monteur gaat eerst langs de planner en daarna als bevestiging naar de klant. |
| Oplevering-checklist → PDF | automatisering | Bij oplevering vult de monteur een checklist in; er ontstaat een PDF voor klant en dossier. |
| Terugkerend onderhoud en jaarlijkse oproep | automatisering | Onderhoudscontracten in een tabel; zes weken vooraf een oproep aan de klant, ter goedkeuring. |
| Uren → weekstaat | automatisering | Monteurs melden uren via een formulier; elke vrijdag staat de weekstaat per monteur klaar. |
| Weekplanning naar het team | automatisering | Elke vrijdag krijgt elke monteur zijn planning voor volgende week per mail, ter goedkeuring van de planner. |
| Contract- en certificaateinddatums | automatisering | Twee maanden vooraf een seintje over aflopende contracten en certificaten. |
| Gesprekken plannen (functionering, evaluatie) | automatisering | Elke maand een lijst van wie een gesprek moet hebben, met een concept-uitnodiging. |
| Onboarding-checklist | automatisering | Een nieuwe medewerker in de tabel start een checklist voor de eerste dag, week en maand. |
| Sollicitatie → dossier en ontvangstbevestiging | automatisering | Elke sollicitatie via het formulier komt in een tabel; de kandidaat krijgt een bevestiging ter goedkeuring. |
| Verjaardagen en jubilea van medewerkers | automatisering | Elke ochtend hoor je wie er jarig is of een dienstjubileum heeft, met een felicitatievoorstel. |
| Verlofaanvraag → goedkeuring → agenda | automatisering | Een verlofaanvraag via het formulier gaat naar de leidinggevende; na goedkeuring komt het verlof in de teamagenda. |
| Ziekmelding doorgeven | automatisering | Een ziekmelding via het formulier gaat direct naar de leidinggevende en de planning; alleen melden, geen medische vragen. |
| Contract-vervaldatums (leveranciers en abonnementen) | automatisering | Negentig dagen voor een contract of abonnement afloopt krijg je een seintje met opzegtermijn. |
| Mail-opsteller (directie) | AI-agent | Een assistent die zakelijke mails schrijft (intern en extern) en als concept klaarzet. |
| Nieuwe leverancier → gegevens en goedkeuring | automatisering | Een nieuwe leverancier wordt via het formulier aangemeld, gecontroleerd en ter goedkeuring voorgelegd. |
| Notulen → actiepunten en herinneringen | automatisering + assistent | Stuur notulen naar de map die je kiest; de actiepunten komen in een tabel en de eigenaren krijgen een herinnering. |
| Post en PDF → classificeren en opslaan | automatisering | Ingescande post en PDF-bijlagen worden herkend (factuur, contract, brief) en in de juiste OneDrive-map gezet. |
| Reisdeclaratie | automatisering | Kilometers en reiskosten via een formulier; maandelijks een overzicht per medewerker voor de administratie. |
| Vergadering plannen met agenda | automatisering | Vraag een vergadering aan via het formulier; er komt een agenda-voorstel en de uitnodiging in de agenda. |
| Wekelijks overzicht openstaande acties | automatisering | Elke maandag een overzicht van de open actiepunten per eigenaar uit de tabel Actiepunten. |
| Dagoverzicht | automatisering | Elke ochtend één mail met de cijfers van gisteren uit je tabel en wat opvalt. |
| Enquête → wekelijkse analyse | automatisering | Antwoorden op je enquête (formulier) komen in een tabel; elke week een analyse met de rode draad. |
| KPI-drempel → melding | automatisering | Komt een cijfer in je tabel onder of boven een grens, dan krijg je direct een melding. |
| Kwartaalrapport in Word | automatisering | Op de eerste dag van het kwartaal een Word-rapport uit je maandcijfers, gemaakt door Studio. |
| Maandcijfers → dashboard (Studio) → mail | automatisering | Elke maand een dashboard uit je cijfertabel, gemaakt door Studio, met een korte toelichting per mail. |
| Twee bestanden vergelijken | automatisering | Mail twee bestanden (oud en nieuw) en krijg de verschillen terug: nieuw, verdwenen, gewijzigd. |
| Wekelijks opschonen van tabellen | automatisering | Elke week een lijst van dubbele, lege of verouderde rijen in je tabel, ter controle. |
| Bronnen uit mail → tabel | automatisering | Stuur interessante artikelen en links door naar een map; ze komen samengevat in je tabel Bronnen. |
| Documenten → kennisbank-lijst | automatisering | Nieuwe documenten in een OneDrive-map worden gelogd in een tabel met een korte beschrijving, klaar voor de kennisbank. |
| Nieuwsselectie uit RSS → samenvatting | automatisering | Elke ochtend een selectie van het nieuws uit jouw feeds over jouw onderwerpen, samengevat. |
| Transcript → samenvatting en acties | automatisering | Mail een transcript van een gesprek of vergadering; je krijgt een samenvatting met besluiten en acties terug. |
| Uitnodigingen voor evenementen en webinars | automatisering | Uitnodigingen in je mailbox worden verzameld in een tabel met datum, onderwerp en een advies: gaan of niet. |
| Bestelling → bevestiging en tabel | automatisering + assistent | Elke bestelling (via webhook van je webshop) komt in een tabel en de klant krijgt een bevestiging ter goedkeuring. |
| Betaling → boekhouding | automatisering | Betaalde bestellingen worden dagelijks gebundeld voor de boekhouding (Visma, Basecone, AFAS of Exact), klaar om in te boeken. |
| Dagomzet | automatisering | Elke ochtend de omzet van gisteren uit je bestellingentabel: aantal, bedrag, topproducten. |
| Retourbeleid | AI-agent | Een assistent die vragen over retourneren, ruilen en garantie beantwoordt volgens jouw voorwaarden. |
| Review na levering | automatisering | Zeven dagen na levering een review-verzoek, ter goedkeuring. |
| Terugbetaling → goedkeuring | automatisering | Een terugbetalingsverzoek gaat eerst langs jou; na goedkeuring krijgt de klant bericht en de administratie de opdracht. |
| Verlaten winkelwagen → herinnering | automatisering | Een dag na een verlaten winkelwagen een vriendelijke herinnering, ter goedkeuring. |
| Voorraad laag → inkoopvoorstel | automatisering | Komt een product onder de minimumvoorraad, dan krijg je een inkoopvoorstel; na goedkeuring gaat de bestelling naar de leverancier. |
| Brief of mail uit een tabel-rij | automatisering | Zet een rij op "Versturen" en er wordt een nette brief of mail gemaakt uit de gegevens, ter goedkeuring. |
| Formulier → Word-document | automatisering | Een ingevuld formulier wordt een net Word-document (Studio), bijvoorbeeld een intake of overeenkomst. |
| Handtekening-verzoek opvolgen | automatisering | Documenten die ter ondertekening zijn gestuurd en na vijf dagen niet terug zijn, krijgen een herinnering ter goedkeuring. |
| Mail-opsteller in huisstijl | AI-agent | Een assistent die mails schrijft in de huisstijl van je organisatie en ze als concept klaarzet. |
| PDF samenvoegen en versturen | automatisering | Mail meerdere PDF's in één bericht; ze komen als één document terug, klaar om door te sturen na goedkeuring. |
| Vertaling ter goedkeuring | automatisering | Mail een tekst naar de map die je kiest en krijg de vertaling terug, ter goedkeuring voor verzending. |
| Wekelijkse samenvatting van een gedeelde mailbox | automatisering | Elke vrijdag een samenvatting van wat er in de gedeelde mailbox (info@, support@) binnenkwam en wat nog open staat. |
| "Vandaag vervalt" uit een tabel | automatisering + assistent | Alles met een einddatum in één tabel; elke ochtend hoor je wat vandaag of deze week verloopt. |
| "Wat je miste" na afwezigheid | automatisering | Terug van vakantie? |
| Agenda-briefing om 07:30 | automatisering | Elke ochtend een korte briefing van je afspraken van vandaag, met context per afspraak. |
| Agenda-voorbereider | AI-agent | Een assistent die je afspraken opzoekt en per afspraak een korte voorbereiding geeft. |
| Bijlagen uit mail naar map | automatisering | Elke bijlage die binnenkomt in je mailbox wordt vanzelf in een map op OneDrive gezet. |
| Dagelijkse mailbox-samenvatting om 08:00 | automatisering | Elke ochtend één mail met wat actie vraagt, wat kan wachten en conceptantwoorden ter goedkeuring. |
| Herinnering bij onbeantwoorde mail na 3 dagen | automatisering | Elke ochtend een lijstje van mails die al drie dagen op jouw antwoord wachten. |
| Mail-opsteller | AI-agent | Een assistent die mails voor je schrijft in jouw toon en ze als concept klaarzet. |
| Mailbox-samenvatter | AI-agent | Een assistent die je mailbox op verzoek samenvat en zegt wat actie vraagt. |
| Nieuwsbrieven in één wekelijkse digest | automatisering | Alle nieuwsbrieven van de week samengevat in één mail op vrijdagmiddag. |
| Notulen-schrijver | AI-agent | Een assistent die van je aantekeningen of een transcript nette notulen met actiepunten maakt. |
| Verjaardagen uit een tabel | automatisering | Houd verjaardagen bij in een tabel en krijg elke ochtend een seintje wie er vandaag jarig is. |
| Weekoverzicht | AI-agent | Een assistent die je week samenvat: afspraken, verstuurde mail en open actiepunten. |