AI voor documenten en communicatie
Brieven en mails in huisstijl, vertalingen, samenvattingen en ondertekening.
Die uren gaan naar zeggen wat je wilt zeggen, in plaats van naar opmaken, vertalen en rondsturen.
Documenten en communicatie is in Altramano een afdeling met 9 kant-en-klare sjablonen voor brieven, mails, vertalingen en ondertekening.
Wat er vanzelf loopt
- Brieven en mails in huisstijl opstellen, vertalen, herschrijven in de juiste toon.
- Contracten samenvatten.
- Bijlagen uit mails automatisch in de juiste map.
- Documenten laten ondertekenen en het resultaat terugzetten in het dossier.
9 sjablonen voor deze afdeling
Elk sjabloon heeft een handleiding in gewoon Nederlands. Kiezen, één of twee koppelingen aanwijzen, hooguit drie instellingen invullen.
| Sjabloon | Soort | Wat het doet |
|---|---|---|
| Brief of mail uit een tabel-rij | automatisering | Zet een rij op "Versturen" en er wordt een nette brief of mail gemaakt uit de gegevens, ter goedkeuring. |
| Documentvragen | AI-agent | Een assistent die vragen beantwoordt over contracten, offertes en handleidingen in zijn kennisbank. |
| Formulier → Word-document | automatisering | Een ingevuld formulier wordt een net Word-document (Studio), bijvoorbeeld een intake of overeenkomst. |
| Handtekening-verzoek opvolgen | automatisering | Documenten die ter ondertekening zijn gestuurd en na vijf dagen niet terug zijn, krijgen een herinnering ter goedkeuring. |
| Mail-opsteller in huisstijl | AI-agent | Een assistent die mails schrijft in de huisstijl van je organisatie en ze als concept klaarzet. |
| PDF samenvoegen en versturen | automatisering | Mail meerdere PDF's in één bericht; ze komen als één document terug, klaar om door te sturen na goedkeuring. |
| Vertaler | AI-agent | Een assistent die teksten vertaalt met behoud van toon en opmaak en verschillen uitlegt als je dat vraagt. |
| Vertaling ter goedkeuring | automatisering | Mail een tekst naar de map die je kiest en krijg de vertaling terug, ter goedkeuring voor verzending. |
| Wekelijkse samenvatting van een gedeelde mailbox | automatisering | Elke vrijdag een samenvatting van wat er in de gedeelde mailbox (info@, support@) binnenkwam en wat nog open staat. |
In de Studio
AI-agents voor documenten en communicatie
Contractlezer
Vat een contract samen, markeert wat afwijkt van jouw standaard en zet de termijnen in de agenda.
Levert op: Afwijkingen van je standaard contract zijn gemarkeerd.Documentopsteller
Maakt brieven, rapporten en standaarddocumenten in je huisstijl uit een paar zinnen of een tabel.
Bespaart, geschat: ± 2 uur per weekArchivaris
Geeft documenten een goede naam en slaat ze op de juiste plek op in SharePoint, OneDrive of Drive.
Bespaart, geschat: ± 2 uur per week, en alles terug te vindenPrivacyverzoekbehandelaar
Verwerkt een inzage- of verwijderverzoek binnen de wettelijke termijn: bevestigen, verzamelen, klaarzetten.
Levert op: De termijn van een privacyverzoek wordt bewaakt.
Wat vanzelf loopt in jouw branche
Koppelingen die deze sjablonen gebruiken
Eén werkplek
Alles op één plek.
Wat je op deze pagina ziet, gebeurt op één plek. Je vraagt het aan de Studio, automatiseringen en AI-agents doen het werk, en wat je pakketten niet kunnen, bouw je erbij met een app. Alles werkt met jullie Bedrijfsbrein en met de pakketten die je al hebt.
Begin met wat je nu nodig hebt. De rest zit er al in.
Bekijk wat er in elke staffel zitJij bepaalt de grens
Wat erbinnen valt, loopt vanzelf. Wat erbuiten valt, komt eerst bij jou.
Bijvoorbeeld: facturen onder € 1.000 boekt hij door, daarboven komen ze eerst bij jou. Dat bedrag kies je zelf. Alles wat er gebeurd is, kun je terugzien.
Veelgestelde vragen
Kan het in het Duits, Frans of Spaans?
Ja. De omgeving is Nederlands; Duits, Frans en Spaans zijn beschikbaar voor bedrijven met vestigingen over de grens.
Welke ondertekendiensten?
DocuSign, SignRequest en PandaDoc zetten we aan zodra je ze nodig hebt.
Blijft de huisstijl gelijk?
Ja. Huisstijl is een instelling in je omgeving; documenten volgen die automatisch.
Wat als de AI een fout maakt?
Jij bepaalt de grens. Daarboven komt het eerst bij jou, en alles is terug te zien.
Is dit weer een systeem erbij?
Nee. Je pakketten blijven. Altramano doet het werk ertussen, en bouwt erbij wat je mist.
Mag dit met onze klantgegevens?
Je eigen omgeving staat in Amsterdam. Moeten de gegevens in de EU blijven, dan gebruikt Altramano alleen aanbieders die in de EU verwerken.