Automatisering + assistentInkoopfactuur uit mail → dossier en goedkeuring

Inkoopfacturen automatisch verwerken met AI

Facturen die per mail binnenkomen worden gelezen, in een tabel gezet, opgeslagen op OneDrive en ter goedkeuring voorgelegd.

Inkoopfactuur uit mail → dossier en goedkeuring is een automatisering met een AI-agent erbij in Altramano voor administratie en financiën: facturen die per mail binnenkomen worden gelezen, in een tabel gezet, opgeslagen op OneDrive en ter goedkeuring voorgelegd.

Hij werkt met AFAS Profit, Basecone, Exact Online, Microsoft OneDrive, Microsoft Outlook en Visma eAccounting.

Automatisering met een AI-agent erbij · afdeling Administratie en financiën

Wat het doet

Elke mail met factuur in de map die je kiest: de gegevens (leverancier, nummer, bedrag, btw, vervaldatum) komen in de tabel "Inkoopfacturen", de bijlage gaat naar OneDrive en de goedkeurder krijgt een goedkeuringsverzoek.

Wat je nodig hebt

AFAS Profit — lezen en schrijven in AFAS Profit via GetConnectoren en UpdateConnectoren, per administratie, met een startmoment bij nieuwe rijen of een Profit-melding, gekoppeld via inloggen bij de dienst.
Basecone — documenten importeren, taggen en volgen in Basecone en transacties en stamgegevens lezen per administratie, gekoppeld via eigen gegevens.
Exact Online — relaties, artikelen, verkoopfacturen, grootboekregels en openstaande posten in Exact Online lezen en aanmaken, gekoppeld via inloggen bij de dienst.
Microsoft OneDrive — bestanden en mappen in OneDrive lezen, uploaden en verplaatsen, met een startmoment bij een nieuw bestand, gekoppeld via inloggen bij de dienst.
Microsoft Outlook — mails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail, gekoppeld via inloggen bij de dienst.
Visma eAccounting — alle 228 handelingen van Visma eAccounting: klanten, leveranciers, verkoop- en inkoopfacturen, artikelen, boekingen, bank en btw, met startmomenten bij nieuwe facturen en banktransacties, gekoppeld via inloggen bij de dienst.
Alles wat naar buiten gaat, legt dit sjabloon eerst aan je voor: jij zegt ja voordat er iets vertrekt.

Hoe werkt inkoopfacturen automatisch verwerken met AI?

Een AI-agent werkt met eigen instructies en eigen bronnen, die je start in de Studio of vanuit een automatisering.

AFAS Profit: lezen en schrijven in AFAS Profit via GetConnectoren en UpdateConnectoren, per administratie, met een startmoment bij nieuwe rijen of een Profit-melding. Basecone: documenten importeren, taggen en volgen in Basecone en transacties en stamgegevens lezen per administratie. Exact Online: relaties, artikelen, verkoopfacturen, grootboekregels en openstaande posten in Exact Online lezen en aanmaken. Microsoft OneDrive: bestanden en mappen in OneDrive lezen, uploaden en verplaatsen, met een startmoment bij een nieuw bestand. Microsoft Outlook: mails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail. Visma eAccounting: alle 228 handelingen van Visma eAccounting: klanten, leveranciers, verkoop- en inkoopfacturen, artikelen, boekingen, bank en btw, met startmomenten bij nieuwe facturen en banktransacties.

Alles wat naar buiten gaat, legt dit sjabloon eerst aan je voor: jij zegt ja voordat er iets vertrekt.

Alles draait in je eigen omgeving in Amsterdam. Jij bepaalt de grens: wat erbinnen valt, loopt vanzelf; wat erbuiten valt, komt eerst bij jou. Elke uitvoering lees je achteraf stap voor stap terug in Uitvoeringen.

Lees wat een AI-agent voor je team doet

Voor wie

Voor administratie en financiën: facturen, posten en btw: het werk dat elke maand terugkomt en fout gaat als het gehaast wordt. Die uren gaan naar de cijfers bekijken en afwijkingen uitzoeken, in plaats van naar posten overtypen en btw naast elkaar leggen.

Deze afdeling speelt in installatiebedrijven, bouw en aannemers, accountants- en administratiekantoren, groothandel, productie en maakindustrie, transport en logistiek, zorgpraktijken en zorgaanbieders, horeca, IT- en softwarebedrijven, architecten en ingenieursbureaus, hoveniers en groenvoorziening, autobedrijven en garages, opleiders en trainingsbureaus, juridisch en notariaat en uitzend- en recruitmentbureaus.

Zo installeer je het

Kies het sjabloon in je omgeving onder Sjablonen.
Wijs de koppelingen aan, vul de instellingen in en geef de AI-agent zijn bronnen.
Test met een voorbeeld en zeg ja voordat de automatisering live gaat.

De volledige handleiding (waarvoor, wat je krijgt, wat je nodig hebt, stap voor stap, testen, fouten met oorzaak en oplossing) staat bij het sjabloon in je omgeving.

Gebruik dit sjabloon Plan een demo

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor Inkoopfactuur uit mail → dossier en goedkeuring?

AFAS Profit, Basecone, Exact Online, Microsoft OneDrive, Microsoft Outlook en Visma eAccounting en een Altramano-omgeving. De goedkeuringsstap staat aan.

Voor welke afdeling is Inkoopfactuur uit mail → dossier en goedkeuring?

Administratie en financiën, in branches als installatiebedrijven, bouw en aannemers en accountants- en administratiekantoren.

Waarom een paar?

De automatisering zorgt dat het werk op tijd binnenkomt; de AI-agent helpt je daarna met de inhoud. Samen dekken ze de hele taak.

Gaat er iets naar buiten zonder dat ik het zie?

Alles wat naar buiten gaat staat standaard op eerst goedkeuren.

Meer voor administratie en financiën

Meer sjablonen voor administratie en financiën
Sjabloon	Soort	Wat het doet
Maandafsluiting-checklist	automatisering	Op de eerste werkdag van de maand een checklist voor de afsluiting, met de open punten uit je tabellen.
Nieuwe klant → welkom en klantmap	automatisering	Een nieuwe klant in je tabel krijgt een welkomstmail (ter goedkeuring) en een klantmap met basisdocument op OneDrive.
Openstaande posten	AI-agent	Een assistent die vragen beantwoordt over openstaande verkoopfacturen en aanmaningsteksten voorstelt.

Alle 13 sjablonen voor administratie en financiën

Sjablonen worden bijgewerkt in je Altramano-omgeving.

Laatst bijgewerkt: 19 september 2026