Altramano
Gratis scanPlan een demo
AutomatiseringInkoopfactuur uit mail → Basecone

Inkoopfacturen uit de mail naar Basecone met AI

Facturen die per mail binnenkomen gaan na goedkeuring als document naar de juiste administratie in Basecone.

Inkoopfactuur uit mail → Basecone is een kant-en-klare automatisering in Altramano voor administratie en financiën: facturen die per mail binnenkomen gaan na goedkeuring als document naar de juiste administratie in Basecone.

Hij werkt met Basecone en Microsoft Outlook.

Kant-en-klare automatisering · afdeling Administratie en financiën

Wat het doet

Elke mail met bijlage in de map die je kiest: de goedkeurder krijgt een goedkeuringsverzoek; na goedkeuring gaat de bijlage als document naar Basecone (de administratie kies je in de stap "Document importeren") en de administratie krijgt een bevestiging met het document-id. Basecone herkent en verwerkt het document verder.

Wat je nodig hebt

  • Basecone — documenten importeren, taggen en volgen in Basecone en transacties en stamgegevens lezen per administratie, gekoppeld via eigen gegevens.
  • Microsoft Outlook — mails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail, gekoppeld via inloggen bij de dienst.
  • Alles wat naar buiten gaat, legt dit sjabloon eerst aan je voor: jij zegt ja voordat er iets vertrekt.

Hoe werkt inkoopfacturen uit de mail naar Basecone met AI?

Een automatisering loopt in je eigen omgeving met vaste stappen, elke keer hetzelfde.

Elke mail met bijlage in de map die je kiest: de goedkeurder krijgt een goedkeuringsverzoek; na goedkeuring gaat de bijlage als document naar Basecone (de administratie kies je in de stap "Document importeren") en de administratie krijgt een bevestiging met het document-id. Basecone herkent en verwerkt het document verder.

Basecone: documenten importeren, taggen en volgen in Basecone en transacties en stamgegevens lezen per administratie. Microsoft Outlook: mails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail.

Alles wat naar buiten gaat, legt dit sjabloon eerst aan je voor: jij zegt ja voordat er iets vertrekt.

Alles draait in je eigen omgeving in Amsterdam. Jij bepaalt de grens: wat erbinnen valt, loopt vanzelf; wat erbuiten valt, komt eerst bij jou. Elke uitvoering lees je achteraf stap voor stap terug in Uitvoeringen.

Lees wat een AI-agent voor je team doet

Voor wie

Voor administratie en financiën: facturen, posten en btw: het werk dat elke maand terugkomt en fout gaat als het gehaast wordt. Die uren gaan naar de cijfers bekijken en afwijkingen uitzoeken, in plaats van naar posten overtypen en btw naast elkaar leggen.

Deze afdeling speelt in installatiebedrijven, bouw en aannemers, accountants- en administratiekantoren, groothandel, productie en maakindustrie, transport en logistiek, zorgpraktijken en zorgaanbieders, horeca, IT- en softwarebedrijven, architecten en ingenieursbureaus, hoveniers en groenvoorziening, autobedrijven en garages, opleiders en trainingsbureaus, juridisch en notariaat en uitzend- en recruitmentbureaus.

Zo installeer je het

  1. Kies het sjabloon in je omgeving onder Sjablonen.
  2. Wijs de koppelingen aan die het nodig heeft en vul hooguit drie instellingen in.
  3. Test met een voorbeeld, lees de uitvoering terug en zeg ja voordat hij live gaat.

De volledige handleiding (waarvoor, wat je krijgt, wat je nodig hebt, stap voor stap, testen, fouten met oorzaak en oplossing) staat bij het sjabloon in je omgeving.

Gebruik dit sjabloonPlan een demo

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor Inkoopfactuur uit mail → Basecone?

Basecone en Microsoft Outlook en een Altramano-omgeving. De goedkeuringsstap staat aan.

Voor welke afdeling is Inkoopfactuur uit mail → Basecone?

Administratie en financiën, in branches als installatiebedrijven, bouw en aannemers en accountants- en administratiekantoren.

Gaat er iets naar buiten zonder dat ik het zie?

Alles wat naar buiten gaat staat standaard op eerst goedkeuren. Je kunt die stap per automatisering uitzetten als je er vertrouwen in hebt.

Wat als er iets misgaat?

De uitvoering stopt, je krijgt een melding en in Uitvoeringen zie je stap voor stap wat er is gebeurd. De handleiding noemt de fouten die je kunt tegenkomen, met oorzaak en oplossing.

Meer voor administratie en financiën

SjabloonSoortWat het doet
Inkoopfactuur uit mail → dossier en goedkeuringautomatisering + assistentFacturen die per mail binnenkomen worden gelezen, in een tabel gezet, opgeslagen op OneDrive en ter goedkeuring voorgelegd.
Maandafsluiting-checklistautomatiseringOp de eerste werkdag van de maand een checklist voor de afsluiting, met de open punten uit je tabellen.
Nieuwe klant → welkom en klantmapautomatiseringEen nieuwe klant in je tabel krijgt een welkomstmail (ter goedkeuring) en een klantmap met basisdocument op OneDrive.
Alle 13 sjablonen voor administratie en financiën

Sjablonen worden bijgewerkt in je Altramano-omgeving.

Laatst bijgewerkt: