AI voor administratie en financiën
Facturen, posten en btw: het werk dat elke maand terugkomt en fout gaat als het gehaast wordt.
Die uren gaan naar de cijfers bekijken en afwijkingen uitzoeken, in plaats van naar posten overtypen en btw naast elkaar leggen.
Administratie en financiën is in Altramano een afdeling met 13 kant-en-klare sjablonen voor facturen, posten en btw-aangifte.
Wat er vanzelf loopt
- Inkoopfacturen uit de mailbox halen, laten lezen, in het dossier zetten en ter goedkeuring voorleggen voordat ze naar Basecone, Visma, Exact of AFAS gaan.
- Openstaande posten per klant ophalen en een herinnering klaarzetten in jouw toon.
- Een aanleverlijst voor de boekhouder uit de bonnen van de maand.
- Een betaling in Mollie automatisch terugvinden in de boekhouding.
- Btw-controle per kwartaal in de Studio, met de afwijkingen in een rapport.
- Nieuwe boekingen in AFAS of Exact in een tabel met een melding.
13 sjablonen voor deze afdeling
Elk sjabloon heeft een handleiding in gewoon Nederlands. Kiezen, één of twee koppelingen aanwijzen, hooguit drie instellingen invullen.
| Sjabloon | Soort | Wat het doet |
|---|---|---|
| Aanleverlijst voor de boekhouder | AI-agent | Een assistent die per kwartaal een aanleverlijst maakt en bijhoudt wat er al is. |
| Aanmaningen | automatisering | Openstaande verkoopfacturen krijgen op tijd een vriendelijke herinnering, altijd ter goedkeuring. |
| AFAS: nieuwe rijen → tabel en melding | automatisering | Nieuwe rijen van een GetConnector in AFAS Profit komen in een tabel en de ontvanger krijgt een melding. |
| Bankmutaties: uitzonderingen | automatisering | Plak of exporteer je bankmutaties in een tabel; je krijgt alleen de afwijkingen te zien. |
| Basecone geboekt → melding en dossier | automatisering | Zodra Basecone een transactie boekt, komt de boeking in de tabel Boekingen en krijgt de administratie een melding. |
| Deadlines: aangiften en contracten | automatisering | Vaste deadlines in een tabel; een week vooraf en op de dag zelf een herinnering. |
| Declaraties → goedkeuring | automatisering | Een declaratie via het formulier komt in een tabel en gaat ter goedkeuring naar de leidinggevende. |
| Inkoopfactuur uit mail → Basecone | automatisering | Facturen die per mail binnenkomen gaan na goedkeuring als document naar de juiste administratie in Basecone. |
| Inkoopfactuur uit mail → dossier en goedkeuring | automatisering + assistent | Facturen die per mail binnenkomen worden gelezen, in een tabel gezet, opgeslagen op OneDrive en ter goedkeuring voorgelegd. |
| Maandafsluiting-checklist | automatisering | Op de eerste werkdag van de maand een checklist voor de afsluiting, met de open punten uit je tabellen. |
| Nieuwe klant → welkom en klantmap | automatisering | Een nieuwe klant in je tabel krijgt een welkomstmail (ter goedkeuring) en een klantmap met basisdocument op OneDrive. |
| Openstaande posten | AI-agent | Een assistent die vragen beantwoordt over openstaande verkoopfacturen en aanmaningsteksten voorstelt. |
| Verkoopfactuur na afronding | automatisering | Zet een opdracht op Afgerond en de administratie krijgt alle gegevens voor de factuur, klaar om in te boeken. |
In de Studio
AI-agents voor administratie en financiën
Inkoopfactuurverwerker
Leest de inkoopfacturen uit je mailbox en zet ze klaar in je boekhoudpakket, ter goedkeuring.
Bespaart, geschat: ± 2 uur per weekDebiteurenbewaker
Volgt je openstaande posten, stuurt herinneringen in jouw toon en meldt wie niet reageert.
Bespaart, geschat: ± 1 uur per week, en sneller betaaldBankafletteraar
Koppelt binnengekomen banktransacties aan de juiste facturen en legt alleen de afwijkingen aan je voor.
Bespaart, geschat: ± 1 uur per weekDeclaratiecontroleur
Controleert de bonnetjes van je medewerkers tegen jouw regels en zet ze klaar voor uitbetaling.
Bespaart, geschat: ± 1 uur per weekBtw-voorbereider
Zet elk kwartaal het btw-overzicht en de afwijkingen klaar voor je boekhouder; de aangifte doet hij niet.
Bespaart, geschat: ± 15 minuten per weekVerkoopfactuurmaker
Maakt de verkoopfactuur zodra een klus is afgerond of de uren zijn goedgekeurd, en zet hem klaar om te versturen.
Bespaart, geschat: ± 2 uur per weekLiquiditeitsbewaker
Geeft je elke week een overzicht van wat er binnenkomt en uitgaat, en waarschuwt op tijd als het krap wordt.
Bespaart, geschat: ± 1 uur per week, en geen verrassingenBetaalvoorstelmaker
Zet op de vervaldatum een betaalrun klaar met alle inkoopfacturen die aan de beurt zijn, ter goedkeuring.
Bespaart, geschat: ± 1 uur per weekE-factuurvoorbereider
Zet je verkoopfacturen klaar in e-factuurformaat en leest inkomende e-facturen in, voorbereid op de Europese regels van 2030.
Bespaart, geschat: ± 1 uur per weekKlantstukken-uitvrager
Vraagt bij je klanten de ontbrekende stukken op voor de jaarrekening of de aangifte en herinnert tot alles binnen is.
Bespaart, geschat: ± 3 uur per week in het seizoen
Branches waar dit speelt
- Installatiebedrijven
- Bouw en aannemers
- Accountants- en administratiekantoren
- Groothandel
- Productie en maakindustrie
- Transport en logistiek
- Zorgpraktijken en zorgaanbieders
- Horeca
- IT- en softwarebedrijven
- Architecten en ingenieursbureaus
- Hoveniers en groenvoorziening
- Autobedrijven en garages
- Opleiders en trainingsbureaus
- Juridisch en notariaat
- Uitzend- en recruitmentbureaus
Wat vanzelf loopt in jouw branche
Koppelingen die deze sjablonen gebruiken
Eén werkplek
Alles op één plek.
Wat je op deze pagina ziet, gebeurt op één plek. Je vraagt het aan de Studio, automatiseringen en AI-agents doen het werk, en wat je pakketten niet kunnen, bouw je erbij met een app. Alles werkt met jullie Bedrijfsbrein en met de pakketten die je al hebt.
Begin met wat je nu nodig hebt. De rest zit er al in.
Bekijk wat er in elke staffel zitJij bepaalt de grens
Wat erbinnen valt, loopt vanzelf. Wat erbuiten valt, komt eerst bij jou.
Bijvoorbeeld: facturen onder € 1.000 boekt hij door, daarboven komen ze eerst bij jou. Dat bedrag kies je zelf. Alles wat er gebeurd is, kun je terugzien.
Veelgestelde vragen
Boekt Altramano zelf in de boekhouding?
Alleen binnen de grens die jij bepaalt. Bijvoorbeeld: facturen onder € 1.000 boekt hij door, daarboven komen ze eerst bij jou. Dat bedrag kies je zelf. Elke boeking is terug te zien.
Werkt het met ons boekhoudpakket?
Visma eAccounting, Exact Online, Basecone en AFAS Profit zijn volwaardige koppelingen met de officiële inlog van het pakket. Andere pakketten via de algemene koppeling.
Wat als een factuur afwijkt?
Dan komt hij in de goedkeuringsstap met de afwijking erbij, in gewoon Nederlands: "Btw wijkt af", "bedrag hoger dan de order". Jij beslist.
Wat als de AI een fout maakt?
Jij bepaalt de grens. Daarboven komt het eerst bij jou, en alles is terug te zien.
Is dit weer een systeem erbij?
Nee. Je pakketten blijven. Altramano doet het werk ertussen, en bouwt erbij wat je mist.
Mag dit met onze klantgegevens?
Je eigen omgeving staat in Amsterdam. Moeten de gegevens in de EU blijven, dan gebruikt Altramano alleen aanbieders die in de EU verwerken.