L’IA pour administration et finances
Factures, encours et TVA : le travail qui revient chaque mois et qui part de travers quand il est fait dans la précipitation.
Ces heures vont à regarder les chiffres et à éclaircir les écarts, au lieu de retaper des postes et de mettre les déclarations de TVA côte à côte.
Dans Altramano, Administration et finances est un service avec 13 modèles prêts à l’emploi pour les factures, les encours et la déclaration de TVA.
Ce qui tourne tout seul
- Sortir les factures d’achat de la boîte aux lettres, les faire lire, les classer dans le dossier et les soumettre à approbation avant qu’elles partent vers Basecone, Visma, Exact ou AFAS.
- Récupérer les encours par client et préparer un rappel dans votre ton.
- Une liste de pièces pour le comptable à partir des reçus du mois.
- Retrouver automatiquement un paiement Mollie dans la comptabilité.
- Un contrôle de TVA par trimestre dans le Studio, avec les écarts dans un rapport.
- Les nouvelles écritures dans AFAS ou Exact dans un tableau, avec une notification.
13 modèles pour ce service
Chaque modèle est accompagné d’un mode d’emploi en langage courant. Vous en choisissez un, vous le pointez vers une ou deux intégrations, vous remplissez trois réglages au maximum.
| Sjabloon | Soort | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Liste de pièces pour le comptable | agent IA | Un assistant qui fait chaque trimestre une liste de pièces et suit ce qui est déjà arrivé. |
| Relances de paiement | automatisation | Les factures de vente en souffrance reçoivent à temps un rappel aimable, toujours pour approbation. |
| AFAS : nouvelles lignes → tableau et notification | automatisation | Les nouvelles lignes d’un GetConnector dans AFAS Profit arrivent dans un tableau et le destinataire reçoit une notification. |
| Opérations bancaires : exceptions | automatisation | Collez ou exportez vos opérations bancaires dans un tableau ; vous ne voyez que les écarts. |
| Basecone comptabilisé → notification et dossier | automatisation | Dès que Basecone comptabilise une transaction, l’écriture arrive dans le tableau Écritures et l’administration reçoit une notification. |
| Échéances : déclarations et contrats | automatisation | Des échéances fixes dans un tableau ; un rappel une semaine à l’avance et le jour même. |
| Notes de frais → approbation | automatisation | Une note de frais déposée via le formulaire arrive dans un tableau et part pour approbation chez le responsable. |
| Facture d’achat de l’e-mail → Basecone | automatisation | Les factures qui arrivent par e-mail partent, après approbation, comme document vers le bon dossier dans Basecone. |
| Facture d’achat de l’e-mail → dossier et approbation | automatisation + assistant | Les factures qui arrivent par e-mail sont lues, mises dans un tableau, enregistrées sur OneDrive et soumises à approbation. |
| Liste de contrôle de clôture mensuelle | automatisation | Le premier jour ouvré du mois, une liste de contrôle pour la clôture, avec les points ouverts tirés de vos tableaux. |
| Nouveau client → bienvenue et dossier client | automatisation | Un nouveau client dans votre tableau reçoit un e-mail de bienvenue (pour approbation) et un dossier client avec un document de base sur OneDrive. |
| Encours | agent IA | Un assistant qui répond aux questions sur les factures de vente en souffrance et propose des textes de relance. |
| Facture de vente après la fin du travail | automatisation | Mettez une mission sur Terminé et l’administration reçoit toutes les données de la facture, prêtes à saisir. |
Dans le Studio
Agents IA pour administration et finances
Gestionnaire des factures d’achat
Lit les factures d’achat dans votre boîte mail et les prépare dans votre logiciel de comptabilité, pour approbation.
Gain estimé : ± 2 heures par semaineSuivi des encours clients
Suit vos encours, envoie des rappels dans votre style et signale qui ne répond pas.
Gain estimé : ± 1 heure par semaine, et des paiements plus rapidesLettrage bancaire
Rattache les opérations bancaires entrantes aux bonnes factures et ne vous soumet que les écarts.
Gain estimé : ± 1 heure par semaineContrôleur de notes de frais
Vérifie les justificatifs de vos collaborateurs selon vos règles et les prépare pour le remboursement.
Gain estimé : ± 1 heure par semainePréparateur de TVA
Prépare chaque trimestre le récapitulatif de TVA et les écarts pour votre comptable ; la déclaration, il ne la fait pas.
Gain estimé : ± 15 minutes par semaineCréateur de factures de vente
Crée la facture de vente dès qu’une intervention est terminée ou que les heures sont approuvées, et la prépare pour l’envoi.
Gain estimé : ± 2 heures par semaineSuivi de trésorerie
Vous donne chaque semaine un aperçu des entrées et des sorties, et vous prévient à temps quand ça se resserre.
Gain estimé : ± 1 heure par semaine, et pas de surprisesPréparateur de paiements
Prépare à l’échéance une proposition de paiement avec toutes les factures d’achat dont c’est le tour, pour approbation.
Gain estimé : ± 1 heure par semainePréparateur de factures électroniques
Prépare vos factures de vente au format de facture électronique et lit les factures électroniques entrantes, prêt pour les règles européennes de 2030.
Gain estimé : ± 1 heure par semaineCollecteur de pièces clients
Demande à vos clients les pièces manquantes pour les comptes annuels ou la déclaration et relance jusqu’à ce que tout soit là.
Gain estimé : ± 3 heures par semaine en saison
Les secteurs concernés
- Entreprises d’installation
- Construction et entrepreneurs
- Experts-comptables et cabinets comptables
- Commerce de gros
- Production et industrie
- Transport et logistique
- Cabinets et prestataires de santé
- Hôtellerie et restauration
- Informatique et éditeurs de logiciels
- Architectes et bureaux d’études
- Paysagistes et espaces verts
- Concessionnaires et garages
- Organismes de formation
- Juridique et notariat
- Intérim et recrutement
Ce qui tourne tout seul dans votre secteur
Les intégrations que ces modèles utilisent
Un seul espace de travail
Tout au même endroit.
Ce que vous voyez sur cette page se passe en un seul endroit. Vous le demandez au Studio, les automatisations et les agents IA font le travail, et ce que vos logiciels ne savent pas faire, vous l’ajoutez avec une application. Tout fonctionne avec votre Cerveau d’entreprise et avec les logiciels que vous avez déjà.
Commencez par ce dont vous avez besoin maintenant. Le reste est déjà inclus.
Voir ce que contient chaque trancheVous fixez la limite
Ce qui reste dans la limite tourne tout seul. Ce qui la dépasse passe d’abord par vous.
Par exemple : les factures de moins de 1 000 € sont comptabilisées directement, au-delà elles passent d’abord par vous. Ce montant, vous le choisissez vous-même. Tout ce qui s’est passé reste consultable.
Questions fréquentes
Altramano comptabilise-t-il lui-même dans la comptabilité ?
Seulement dans la limite que vous fixez. Par exemple : les factures de moins de 1 000 € sont comptabilisées directement, au-delà elles passent d’abord par vous. Ce montant, vous le choisissez vous-même. Chaque écriture est consultable.
Est-ce que cela fonctionne avec notre logiciel de comptabilité ?
Visma eAccounting, Exact Online, Basecone et AFAS Profit sont des intégrations complètes avec les identifiants officiels du logiciel. Les autres logiciels via l’intégration générale.
Et si une facture présente un écart ?
Alors elle arrive à l’étape d’approbation avec l’écart à côté, en langage clair : « La TVA ne correspond pas », « montant supérieur à la commande ». C’est vous qui décidez.
Et si l’IA fait une erreur ?
Vous fixez la limite. Au-delà, cela passe d’abord par vous, et tout reste consultable.
Est-ce encore un système de plus ?
Non. Vos logiciels restent. Altramano fait le travail entre les deux, et ajoute ce qui vous manque.
Est-ce permis avec nos données clients ?
Votre propre environnement se trouve à Amsterdam. Si les données doivent rester dans l’UE, Altramano n’utilise que des fournisseurs qui traitent les données dans l’UE.