Inkoopfactuurverwerker
Leest de inkoopfacturen uit je mailbox en zet ze klaar in je boekhoudpakket, ter goedkeuring.
Bespaart, geschat: ± 2 uur per week
Inkoopfactuurverwerker is een AI-agent van Altramano voor administratie en financiën. Een AI-agent doet een klus waar lezen, beoordelen of schrijven bij hoort, zoals een aanvraag beoordelen of een antwoord opstellen. Hij legt het bij jou neer, of doet het zelf als jij dat wilt.
Wat hij doet
- Haalt elke inkoopfactuur uit de mailbox, ook als bijlage in een doorgestuurde mail.
- Leest leverancier, factuurnummer, bedrag en btw en zet ze in het dossier.
- Zet de factuur klaar in Exact, Visma, AFAS, SnelStart, e-Boekhouden, Twinfield en meer.
- Legt afwijkingen voor: een onbekende leverancier, een bedrag dat niet klopt, een dubbele factuur.
Een voorbeeld
- Erin
- Een mail van een groothandel met een pdf van € 1.284,50, btw 21 procent, betaaltermijn 30 dagen.
- Eruit
- Een klaargezette boeking op de juiste grootboekrekening, met de pdf in het dossier en de vraag: goedkeuren?
Koppelingen die hij gebruikt
Exact OnlineRelaties, artikelen, verkoopfacturen, grootboekregels en openstaande posten in Exact Online lezen en aanmaken.
Visma eAccountingAlle 228 handelingen van Visma eAccounting: klanten, leveranciers, verkoop- en inkoopfacturen, artikelen, boekingen, bank en btw, met startmomenten bij nieuwe facturen en banktransacties.
AFAS ProfitLezen en schrijven in AFAS Profit via GetConnectoren en UpdateConnectoren, per administratie, met een startmoment bij nieuwe rijen of een Profit-melding.
SnelStartRelaties, artikelen, grootboek, verkoop- en inkoopfacturen, inkoop-, bank- en kasboekingen, documenten, offertes en verkooporders in SnelStart lezen en aanmaken. Een inkoopfactuur wordt direct vanuit de bijlage of een UBL-bestand geboekt. Werkt met de SnelStart-pakketten inZicht en inControle.
e-BoekhoudenRelaties, verkoopfacturen, boekingen, openstaande posten, grootboekrekeningen en saldi, artikelen en kostenplaatsen in e-Boekhouden lezen en aanmaken. Inkoopfacturen worden als ontvangen factuur geboekt; verkoopfacturen gaan desgewenst via Peppol de deur uit.
BaseconeDocumenten importeren, taggen en volgen in Basecone en transacties en stamgegevens lezen per administratie.
GmailMails vinden, versturen en beantwoorden in Gmail, met een startmoment bij nieuwe mail.
Microsoft OutlookMails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail.- TwinfieldTwinfieldRelaties en crediteuren in Twinfield aanmaken en bijwerken, verkoopfacturen, inkoopboekingen, bank- en memoriaalboekingen aanmaken en openstaande posten en grootboekmutaties opvragen, met een startmoment bij elke nieuwe openstaande verkoopfactuur.
Waar de grens ligt
Standaard keur jij elke factuur goed voordat hij wordt geboekt. Wil je dat facturen onder een bedrag vanzelf doorgaan, bijvoorbeeld onder € 1.000, dan stel je die grens zelf in. Een afwijking komt altijd bovenaan te staan.
Sjablonen die hij bundelt
| Sjabloon | Soort | Wat het doet |
|---|---|---|
| Inkoopfactuur uit mail → dossier en goedkeuring | automatisering + assistent | Facturen die per mail binnenkomen worden gelezen, in een tabel gezet, opgeslagen op OneDrive en ter goedkeuring voorgelegd. |
| Inkoopfactuur uit mail → Basecone | automatisering | Facturen die per mail binnenkomen gaan na goedkeuring als document naar de juiste administratie in Basecone. |
Branches waar dit speelt
Veelgestelde vragen
Werkt hij met mijn boekhoudpakket?
Met Exact Online, Visma eAccounting, AFAS Profit, SnelStart, e-Boekhouden en Basecone, met de officiële inlog van het pakket. Een ander pakket via de algemene koppeling.
Wie keurt de boeking goed?
Jij, of de collega die je daarvoor aanwijst. Boven jouw grens wordt niets geboekt zonder een ja. Elke goedkeuring is terug te lezen.
Wat doet hij met een factuur die hij niet kan lezen?
Die zet hij apart met de reden erbij, bijvoorbeeld een scan zonder tekst. Jij vult de gegevens aan en de rest gaat gewoon door.