KI für Verwaltung und Finanzen
Rechnungen, Posten und Umsatzsteuer: die Arbeit, die jeden Monat wiederkehrt und schiefgeht, wenn sie in Eile passiert.
Diese Stunden gehen ins Betrachten der Zahlen und ins Klären von Abweichungen, statt ins Abtippen von Posten und ins Nebeneinanderlegen von Umsatzsteuermeldungen.
Verwaltung und Finanzen ist in Altramano eine Abteilung mit 13 fertigen Vorlagen für Rechnungen, Posten und Umsatzsteuervoranmeldung.
Was von allein läuft
- Eingangsrechnungen aus dem Postfach holen, lesen lassen, in die Akte legen und zur Freigabe vorlegen, bevor sie zu Basecone, Visma, Exact oder AFAS gehen.
- Offene Posten pro Kundin abrufen und eine Mahnung in Ihrem Ton vorbereiten.
- Eine Anlieferliste für die Buchhalterin aus den Belegen des Monats.
- Eine Zahlung in Mollie automatisch in der Buchhaltung wiederfinden.
- Umsatzsteuerprüfung pro Quartal im Studio, mit den Abweichungen in einem Bericht.
- Neue Buchungen in AFAS oder Exact in einer Tabelle mit einer Meldung.
13 Vorlagen für diese Abteilung
Zu jeder Vorlage gehört eine Anleitung in klarem Deutsch. Auswählen, ein bis zwei Integrationen zuweisen, höchstens drei Einstellungen ausfüllen.
| Sjabloon | Soort | Was es tut |
|---|---|---|
| Unterlagenliste für die Steuerberatung | KI-Agent | Ein Assistent, der pro Quartal eine Unterlagenliste macht und festhält, was schon da ist. |
| Mahnungen | Automatisierung | Offene Ausgangsrechnungen bekommen rechtzeitig eine freundliche Erinnerung, immer zur Freigabe. |
| AFAS: neue Zeilen → Tabelle und Benachrichtigung | Automatisierung | Neue Zeilen eines GetConnectors in AFAS Profit landen in einer Tabelle, und der Empfänger wird benachrichtigt. |
| Bankbewegungen: Ausnahmen | Automatisierung | Fügen Sie Ihre Bankbewegungen in eine Tabelle ein oder exportieren Sie sie dorthin; Sie sehen nur die Abweichungen. |
| Basecone gebucht → Benachrichtigung und Akte | Automatisierung | Sobald Basecone eine Transaktion bucht, landet die Buchung in der Tabelle Buchungen, und die Buchhaltung wird benachrichtigt. |
| Fristen: Erklärungen und Verträge | Automatisierung | Feste Fristen in einer Tabelle; eine Woche vorher und am Tag selbst eine Erinnerung. |
| Spesenabrechnungen → Freigabe | Automatisierung | Eine Spesenabrechnung über das Formular landet in einer Tabelle und geht zur Freigabe an die Führungskraft. |
| Eingangsrechnung aus E-Mail → Basecone | Automatisierung | Rechnungen, die per E-Mail eingehen, gehen nach der Freigabe als Dokument an den richtigen Mandanten in Basecone. |
| Eingangsrechnung aus E-Mail → Akte und Freigabe | Automatisierung + Assistent | Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden gelesen, in eine Tabelle eingetragen, auf OneDrive gespeichert und zur Freigabe vorgelegt. |
| Monatsabschluss-Checkliste | Automatisierung | Am ersten Arbeitstag des Monats eine Checkliste für den Abschluss, mit den offenen Punkten aus Ihren Tabellen. |
| Neuer Kunde → Willkommen und Kundenordner | Automatisierung | Ein neuer Kunde in Ihrer Tabelle bekommt eine Willkommens-E-Mail (zur Freigabe) und einen Kundenordner mit Basisdokument auf OneDrive. |
| Offene Posten | KI-Agent | Ein Assistent, der Fragen zu offenen Ausgangsrechnungen beantwortet und Mahntexte vorschlägt. |
| Ausgangsrechnung nach Abschluss | Automatisierung | Setzen Sie einen Auftrag auf Abgeschlossen, und die Buchhaltung bekommt alle Angaben für die Rechnung, bereit zum Buchen. |
Im Studio
KI-Agenten für Verwaltung und Finanzen
Eingangsrechnungs-Verarbeiter
Liest die Eingangsrechnungen aus Ihrem Postfach und legt sie in Ihrem Buchhaltungspaket zur Freigabe bereit.
Spart, geschätzt: ± 2 Stunden pro WocheDebitoren-Wächter
Verfolgt Ihre offenen Posten, schickt Erinnerungen in Ihrem Ton und meldet, wer nicht reagiert.
Spart, geschätzt: ± 1 Stunde pro Woche, und schneller bezahltBank-Abgleicher
Ordnet eingegangene Banktransaktionen den richtigen Rechnungen zu und legt Ihnen nur die Abweichungen vor.
Spart, geschätzt: ± 1 Stunde pro WocheSpesen-Prüfer
Prüft die Belege Ihrer Mitarbeitenden gegen Ihre Regeln und legt sie zur Auszahlung bereit.
Spart, geschätzt: ± 1 Stunde pro WocheUmsatzsteuer-Vorbereiter
Legt jedes Quartal die Umsatzsteuerübersicht und die Abweichungen für Ihre Buchhaltung bereit; die Voranmeldung macht er nicht.
Spart, geschätzt: ± 15 Minuten pro WocheAusgangsrechnungs-Ersteller
Erstellt die Ausgangsrechnung, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist oder die Stunden freigegeben sind, und legt sie zum Versand bereit.
Spart, geschätzt: ± 2 Stunden pro WocheLiquiditäts-Wächter
Gibt Ihnen jede Woche eine Übersicht dessen, was hereinkommt und hinausgeht, und warnt rechtzeitig, wenn es knapp wird.
Spart, geschätzt: ± 1 Stunde pro Woche, und keine ÜberraschungenZahlungslauf-Vorbereiter
Legt zur Fälligkeit einen Zahlungslauf mit allen fälligen Eingangsrechnungen bereit, zur Freigabe.
Spart, geschätzt: ± 1 Stunde pro WocheE-Rechnungs-Vorbereiter
Legt Ihre Ausgangsrechnungen im E-Rechnungsformat bereit und liest eingehende E-Rechnungen ein, vorbereitet auf die europäischen Regeln von 2030.
Spart, geschätzt: ± 1 Stunde pro WocheKundenunterlagen-Anforderer
Fordert bei Ihren Mandanten die fehlenden Unterlagen für den Jahresabschluss oder die Steuererklärung an und erinnert, bis alles da ist.
Spart, geschätzt: ± 3 Stunden pro Woche in der Saison
Branchen, in denen das vorkommt
- Installationsbetriebe
- Bau und Bauunternehmen
- Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros
- Großhandel
- Produktion und Fertigung
- Transport und Logistik
- Gesundheitspraxen und Leistungserbringer
- Gastgewerbe
- IT- und Softwareunternehmen
- Architektur- und Ingenieurbüros
- Garten- und Landschaftsbau
- Autohäuser und Werkstätten
- Bildungsträger und Schulungsanbieter
- Recht und Notariat
- Personaldienstleister und Recruiting
Was in Ihrer Branche von allein läuft
Integrationen, die diese Vorlagen nutzen
Ein Arbeitsplatz
Alles an einem Ort.
Was Sie auf dieser Seite sehen, passiert an einem Ort. Sie fragen das Studio, Automatisierungen und KI-Agenten erledigen die Arbeit, und was Ihre Systeme nicht können, bauen Sie mit einer App dazu. Alles arbeitet mit Ihrem Unternehmenswissen und mit den Systemen, die Sie schon haben.
Beginnen Sie mit dem, was Sie jetzt brauchen. Der Rest ist schon dabei.
Sehen Sie, was in jeder Staffel stecktSie legen die Grenze fest
Was innerhalb liegt, läuft von allein. Was außerhalb liegt, kommt zuerst zu Ihnen.
Zum Beispiel: Rechnungen unter 1.000 € werden direkt gebucht, darüber kommen sie zuerst zu Ihnen. Den Betrag wählen Sie selbst. Alles, was passiert ist, können Sie nachvollziehen.
Häufige Fragen
Bucht Altramano selbst in die Buchhaltung?
Nur innerhalb der Grenze, die Sie festlegen. Zum Beispiel: Rechnungen unter 1.000 € werden direkt gebucht, darüber kommen sie zuerst zu Ihnen. Den Betrag wählen Sie selbst. Jede Buchung ist nachvollziehbar.
Funktioniert es mit unserem Buchhaltungspaket?
Visma eAccounting, Exact Online, Basecone und AFAS Profit sind vollwertige Integrationen mit der offiziellen Anmeldung des Pakets. Andere Pakete über die allgemeine Integration.
Was, wenn eine Rechnung abweicht?
Dann kommt sie in den Freigabeschritt, mit der Abweichung dabei, in klarer Sprache: „Umsatzsteuer weicht ab", „Betrag höher als die Bestellung". Sie entscheiden.
Was, wenn die KI einen Fehler macht?
Sie legen die Grenze fest. Was darüber liegt, kommt zuerst zu Ihnen, und alles ist nachvollziehbar.
Ist das schon wieder ein System mehr?
Nein. Ihre Systeme bleiben. Altramano erledigt die Arbeit dazwischen und baut dazu, was Ihnen fehlt.
Ist das mit unseren Kundendaten erlaubt?
Ihre eigene Umgebung steht in Amsterdam. Müssen die Daten in der EU bleiben, setzt Altramano nur Anbieter ein, die sie in der EU verarbeiten.