Declaratiecontroleur
Controleert de bonnetjes van je medewerkers tegen jouw regels en zet ze klaar voor uitbetaling.
Bespaart, geschat: ± 1 uur per week
Declaratiecontroleur is een AI-agent van Altramano voor administratie en financiën. Een AI-agent doet een klus waar lezen, beoordelen of schrijven bij hoort, zoals een aanvraag beoordelen of een antwoord opstellen. Hij legt het bij jou neer, of doet het zelf als jij dat wilt.
Wat hij doet
- Leest elk bonnetje dat een medewerker instuurt: bedrag, datum, btw en wat er is gekocht.
- Toetst het aan jouw regels, zoals een maximum per maaltijd of een verplichte projectcode.
- Zet een goedgekeurde declaratie klaar in je boekhouding en meldt de medewerker dat hij eraan komt.
- Legt een declaratie die buiten de regels valt aan je voor, met de reden.
Een voorbeeld
- Erin
- Een foto van een tankbon van € 84,20 zonder projectcode, ingestuurd via de mailbox.
- Eruit
- Een vraag aan de medewerker om de projectcode, en daarna een klaargezette boeking ter goedkeuring.
Koppelingen die hij gebruikt
GmailMails vinden, versturen en beantwoorden in Gmail, met een startmoment bij nieuwe mail.
Microsoft OutlookMails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail.
Google DriveBestanden en mappen in Google Drive lezen, uploaden en verplaatsen, met een startmoment bij een nieuw bestand.
Microsoft OneDriveBestanden en mappen in OneDrive lezen, uploaden en verplaatsen, met een startmoment bij een nieuw bestand.
Exact OnlineRelaties, artikelen, verkoopfacturen, grootboekregels en openstaande posten in Exact Online lezen en aanmaken.
AFAS ProfitLezen en schrijven in AFAS Profit via GetConnectoren en UpdateConnectoren, per administratie, met een startmoment bij nieuwe rijen of een Profit-melding.
Waar de grens ligt
Jij keurt elke declaratie goed voordat hij wordt uitbetaald; wat binnen de regels valt, staat al op groen.
Sjablonen die hij bundelt
| Sjabloon | Soort | Wat het doet |
|---|---|---|
| Declaraties → goedkeuring | automatisering | Een declaratie via het formulier komt in een tabel en gaat ter goedkeuring naar de leidinggevende. |
| Bonnetjes-assistent | AI-agent | Een assistent die van een foto of pdf van een bon de gegevens haalt en in een tabel zet. |
Veelgestelde vragen
Waar leg ik mijn regels vast?
In gewone taal, bij de agent: bijvoorbeeld een maximum per dag, welke kosten wel en niet mogen, en welke gegevens een bon moet hebben.
Wat als een bon onleesbaar is?
Dan vraagt hij de medewerker om een nieuwe foto en zet hij de declaratie in de wacht. Jij hoeft er niet achteraan.
Kan een medewerker zien wat er met zijn declaratie gebeurt?
Ja. Hij krijgt een bericht als de declaratie is ontvangen, is goedgekeurd of een vraag oproept.