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IA para administración y finanzas

Facturas, partidas e IVA: el trabajo que vuelve cada mes y sale mal cuando se hace con prisa.

Esas horas van a mirar las cifras y a aclarar las desviaciones, en lugar de a copiar partidas y a poner las declaraciones de IVA una al lado de la otra.

En Altramano, Administración y finanzas es un departamento con 13 plantillas listas para usar dedicadas a facturas, partidas y declaración del IVA.

Lo que funciona solo

  • Sacar las facturas de compra del buzón de correo, hacerlas leer, ponerlas en el expediente y someterlas a aprobación antes de que vayan a Basecone, Visma, Exact o AFAS.
  • Recoger las partidas abiertas por cliente y preparar un recordatorio en su tono.
  • Una lista de entrega para el contable a partir de los justificantes del mes.
  • Volver a encontrar automáticamente en la contabilidad un pago hecho en Mollie.
  • Comprobación del IVA por trimestre en el Studio, con las desviaciones en un informe.
  • Asientos nuevos en AFAS o Exact en una tabla con un aviso.

13 plantillas para este departamento

Cada plantilla tiene un manual en palabras sencillas. Elija una, apúntela a una o dos integraciones y rellene tres ajustes como máximo.

SjabloonSoortQué hace
Lista de entrega para el contableagente de IAUn asistente que hace cada trimestre una lista de entrega y lleva la cuenta de lo que ya está.
Recordatorios de pagoautomatizaciónLas facturas de venta abiertas reciben a tiempo un recordatorio amable, siempre a aprobación.
AFAS: filas nuevas → tabla y avisoautomatizaciónLas filas nuevas de un GetConnector en AFAS Profit entran en una tabla y el destinatario recibe un aviso.
Movimientos bancarios: excepcionesautomatizaciónPegue o exporte sus movimientos bancarios en una tabla; solo ve las desviaciones.
Basecone asentado → aviso y expedienteautomatizaciónEn cuanto Basecone asienta una transacción, el asiento entra en la tabla Asientos y la administración recibe un aviso.
Plazos: declaraciones y contratosautomatizaciónLos plazos fijos en una tabla; una semana antes y el mismo día, un recordatorio.
Gastos → aprobaciónautomatizaciónUn gasto presentado por el formulario entra en una tabla y va a aprobación al responsable.
Factura de compra del correo → BaseconeautomatizaciónLas facturas que entran por correo van, después de la aprobación, como documento a la contabilidad correcta en Basecone.
Factura de compra del correo → expediente y aprobaciónautomatización + asistenteLas facturas que entran por correo se leen, se ponen en una tabla, se guardan en OneDrive y se presentan a aprobación.
Lista del cierre mensualautomatizaciónEl primer día laborable del mes, una lista de comprobación para el cierre, con los puntos abiertos de sus tablas.
Cliente nuevo → bienvenida y carpetaautomatizaciónUn cliente nuevo en su tabla recibe un correo de bienvenida (a aprobación) y una carpeta de cliente con un documento base en OneDrive.
Partidas abiertasagente de IAUn asistente que responde a preguntas sobre las facturas de venta abiertas y propone textos de recordatorio.
Factura de venta al terminarautomatizaciónPonga un encargo en Terminado y la administración recibe todos los datos de la factura, listos para asentar.

En el Studio

«Muéstrame por cliente qué está abierto y desde cuándo.» Recibe un panel con, por cliente, los importes abiertos por franja de antigüedad, con el cálculo legible al lado.

Agentes de IA para administración y finanzas

  • Procesador de facturas de compra

    Lee las facturas de compra de su buzón de correo y las deja preparadas en su paquete de contabilidad, para su aprobación.

    Ahorro estimado: ± 2 horas a la semana

  • Supervisor de cobros

    Sigue sus partidas abiertas, envía recordatorios en su tono y le avisa de quién no responde.

    Ahorro estimado: ± 1 hora a la semana, y cobros más rápidos

  • Conciliador bancario

    Vincula los movimientos bancarios recibidos a las facturas correctas y solo le presenta las desviaciones.

    Ahorro estimado: ± 1 hora a la semana

  • Revisor de gastos

    Comprueba los tiques de sus empleados según sus reglas y los deja preparados para el pago.

    Ahorro estimado: ± 1 hora a la semana

  • Preparador del IVA

    Cada trimestre deja preparados el resumen del IVA y las desviaciones para su contable; la declaración no la hace él.

    Ahorro estimado: ± 15 minutos a la semana

  • Creador de facturas de venta

    Crea la factura de venta en cuanto se termina un trabajo o se aprueban las horas, y la deja lista para enviar.

    Ahorro estimado: ± 2 horas a la semana

  • Supervisor de liquidez

    Le da cada semana un resumen de lo que entra y lo que sale, y avisa a tiempo si la cosa se pone justa.

    Ahorro estimado: ± 1 hora a la semana, y sin sorpresas

  • Preparador de remesas de pago

    Deja preparada en la fecha de vencimiento una remesa de pago con todas las facturas de compra que tocan, para su aprobación.

    Ahorro estimado: ± 1 hora a la semana

  • Preparador de facturas electrónicas

    Prepara sus facturas de venta en formato electrónico y lee las facturas electrónicas entrantes, preparado para las normas europeas de 2030.

    Ahorro estimado: ± 1 hora a la semana

  • Recopilador de documentos de clientes

    Pide a sus clientes los documentos que faltan para las cuentas anuales o la declaración y les recuerda hasta que no falte nada.

    Ahorro estimado: ± 3 horas a la semana en temporada
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Los sectores donde ocurre

Lo que funciona solo en su sector

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Las órdenes de trabajo del correo a la planificación

Nu

Las solicitudes y las órdenes de trabajo llegan como correo o PDF y se copian a mano en la planificación.

Straks

Cada correo nuevo con una orden de trabajo se lee, los datos (dirección, cliente, avería, fecha deseada) se ponen en la planificación o en una tabla y el planificador recibe un aviso.

Límite: por defecto, primero pasa por usted.

Ahorro estimado

± 3 horas por semana

sin errores de copia en direcciones y fechas

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Registrar el trabajo adicional desde la obra

Nu

El trabajo adicional se acuerda de palabra y solo se echa de menos en la liquidación final.

Straks

El encargado manda una foto o unas líneas por un formulario o por WhatsApp; se prepara una carta de trabajo adicional en la identidad corporativa, a aprobación del jefe de proyecto y después del cliente.

Límite: por defecto, primero pasa por usted.

Ahorro estimado

± 1 hora por semana y por proyecto

Trabajo adicional que de otro modo no se facturaba

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Lista de entrega por cliente con los justificantes del mes

Nu

Los empleados piden por correo a los clientes los justificantes que faltan y lo llevan en una hoja de cálculo.

Straks

Por contabilidad se determina qué justificantes y extractos bancarios faltan; el cliente recibe una lista amable por correo, en su tono, con su visto bueno.

Límite: por defecto, primero pasa por usted.

Ahorro estimado

± 4 horas por semana y por empleado en el proceso de entrega

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Los pedidos de la tienda online a la contabilidad

Nu

Los pedidos de la tienda online se ponen a mano como factura en el paquete de contabilidad.

Straks

Cada pedido nuevo en Shopify o WooCommerce se pone como pedido de venta o como factura en Exact, Visma o AFAS y el pago se vincula.

Límite: funciona solo; todo se puede volver a ver en Runs.

Ahorro estimado

± 5 horas por semana

sin introducir dos veces

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9 sjablonen voor documentos y comunicaciónHaga el análisis gratuito

Los encargos de transporte del correo a la planificación

Nu

Los encargos llegan como correo o PDF y se copian en el tablero de planificación.

Straks

Cada encargo se lee (dirección de carga, dirección de descarga, franja horaria, referencia), se pone en la planificación o en una tabla y se confirma al cliente con el visto bueno.

Límite: por defecto, primero pasa por usted.

Ahorro estimado

± 4 horas por semana en la planificación

Las integraciones que usan estas plantillas

Un solo puesto de trabajo con IA

Todo en un solo sitio.

Lo que ve en esta página pasa en un solo sitio. Se lo pide al Studio, las automatizaciones y los agentes de IA hacen el trabajo, y lo que sus paquetes no pueden hacer lo añade con una aplicación. Todo funciona con su Cerebro empresarial y con los paquetes que ya tiene.

Empiece con lo que necesita ahora. El resto ya está incluido.

Vea qué incluye cada tramo

Usted fija el límite

Lo que queda dentro funciona solo. Lo que queda fuera pasa primero por usted.

Por ejemplo: las facturas de menos de 1.000 € las registra directamente; las de más pasan primero por usted. Ese importe lo elige usted. Todo lo que ha pasado puede volver a verlo.

Preguntas frecuentes

¿Altramano hace los asientos solo en la contabilidad?

Solo dentro del límite que usted fija. Por ejemplo: las facturas de menos de 1.000 € las registra directamente; las de más pasan primero por usted. Ese importe lo elige usted. Cada asiento se puede volver a ver.

¿Funciona con nuestro paquete de contabilidad?

Visma eAccounting, Exact Online, Basecone y AFAS Profit son integraciones completas con el acceso oficial del paquete. Otros paquetes, a través de la integración genérica.

¿Y si una factura se desvía?

Entonces llega al paso de aprobación con la desviación indicada, en español corriente: «El IVA no corresponde», «importe superior al pedido». Decide usted.

¿Y si la IA se equivoca?

Usted fija el límite. Por encima, pasa primero por usted, y todo se puede volver a ver.

¿Es esto otro sistema más?

No. Sus paquetes se quedan. Altramano hace el trabajo entre ellos, y construye lo que le falta.

¿Está permitido con los datos de nuestros clientes?

Su propio entorno está en Ámsterdam. Si los datos tienen que quedarse en la UE, Altramano solo usa proveedores que los tratan en la UE.

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