Eingangsrechnungs-Verarbeiter
Liest die Eingangsrechnungen aus Ihrem Postfach und legt sie in Ihrem Buchhaltungspaket zur Freigabe bereit.
Spart, geschätzt: ± 2 Stunden pro Woche
Eingangsrechnungs-Verarbeiter ist ein KI-Agent von Altramano für Verwaltung und Finanzen. Ein KI-Agent erledigt eine Aufgabe, zu der Lesen, Beurteilen oder Schreiben gehört, etwa eine Anfrage beurteilen oder eine Antwort entwerfen. Er legt es Ihnen vor oder erledigt es selbst, wenn Sie das wollen.
Was er macht
- Holt jede Eingangsrechnung aus dem Postfach, auch als Anhang einer weitergeleiteten Mail.
- Liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Umsatzsteuer und legt sie in der Akte ab.
- Legt die Rechnung in Exact, Visma, AFAS, SnelStart, e-Boekhouden, Twinfield und mehr bereit.
- Legt Abweichungen vor: ein unbekannter Lieferant, ein Betrag, der nicht passt, eine doppelte Rechnung.
Ein Beispiel
- Rein
- Eine Mail eines Großhändlers mit einer PDF über 1.284,50 €, 21 Prozent Umsatzsteuer, Zahlungsziel 30 Tage.
- Raus
- Eine bereitgelegte Buchung auf dem richtigen Sachkonto, mit der PDF in der Akte und der Frage: freigeben?
Integrationen, die er nutzt
Exact OnlineBeziehungen, Artikel, Ausgangsrechnungen, Buchungszeilen und offene Posten in Exact Online lesen und anlegen.
Visma eAccountingAlle 228 Aktionen von Visma eAccounting: Kunden, Lieferanten, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Artikel, Buchungen, Bank und Umsatzsteuer, mit Auslösern bei neuen Rechnungen und Banktransaktionen.
AFAS ProfitLesen und Schreiben in AFAS Profit über GetConnectoren und UpdateConnectoren, pro Mandant, mit einem Auslöser bei neuen Zeilen oder einer Profit-Meldung.
SnelStartRelationen, Artikel, Hauptbuch, Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Einkaufs-, Bank- und Kassenbuchungen, Dokumente, Angebote und Verkaufsaufträge in SnelStart lesen und anlegen. Eine Eingangsrechnung wird direkt aus dem Anhang oder einer UBL-Datei gebucht. Funktioniert mit den SnelStart-Paketen inZicht und inControle.
e-BoekhoudenRelationen, Ausgangsrechnungen, Buchungen, offene Posten, Sachkonten und Salden, Artikel und Kostenstellen in e-Boekhouden lesen und anlegen. Eingangsrechnungen werden als empfangene Rechnung gebucht; Ausgangsrechnungen gehen auf Wunsch über Peppol hinaus.
BaseconeDokumente in Basecone importieren, taggen und verfolgen und Transaktionen und Stammdaten pro Mandant lesen.
GmailE-Mails in Gmail finden, versenden und beantworten, mit einem Auslöser bei neuer Post.
Microsoft OutlookE-Mails in Outlook finden, versenden, beantworten und als Entwurf bereitlegen, Anhänge abrufen, mit einem Auslöser bei neuer Post.- TwinfieldTwinfieldRelationen und Kreditoren in Twinfield anlegen und aktualisieren, Ausgangsrechnungen, Eingangsbuchungen, Bank- und Memorialbuchungen anlegen und offene Posten und Hauptbuchtransaktionen abfragen, mit einem Auslöser bei jeder neuen offenen Ausgangsrechnung.
Wo die Grenze liegt
Standardmäßig geben Sie jede Rechnung frei, bevor sie gebucht wird. Sollen Rechnungen unter einem Betrag von allein durchgehen, zum Beispiel unter 1.000 €, dann stellen Sie diese Grenze selbst ein. Eine Abweichung steht immer ganz oben.
Vorlagen, die er bündelt
| Sjabloon | Soort | Was es tut |
|---|---|---|
| Eingangsrechnung aus E-Mail → Akte und Freigabe | Automatisierung + Assistent | Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden gelesen, in eine Tabelle eingetragen, auf OneDrive gespeichert und zur Freigabe vorgelegt. |
| Eingangsrechnung aus E-Mail → Basecone | Automatisierung | Rechnungen, die per E-Mail eingehen, gehen nach der Freigabe als Dokument an den richtigen Mandanten in Basecone. |
Branchen, in denen das vorkommt
Häufige Fragen
Arbeitet er mit meinem Buchhaltungspaket?
Mit Exact Online, Visma eAccounting, AFAS Profit, SnelStart, e-Boekhouden und Basecone, über den offiziellen Login des Pakets. Ein anderes Paket über die allgemeine Integration.
Wer gibt die Buchung frei?
Sie, oder die Kollegin oder der Kollege, den Sie dafür bestimmen. Oberhalb Ihrer Grenze wird nichts ohne ein Ja gebucht. Jede Freigabe lässt sich nachlesen.
Was macht er mit einer Rechnung, die er nicht lesen kann?
Die legt er mit dem Grund beiseite, zum Beispiel ein Scan ohne Text. Sie ergänzen die Angaben, und der Rest läuft einfach weiter.