Spesen-Prüfer
Prüft die Belege Ihrer Mitarbeitenden gegen Ihre Regeln und legt sie zur Auszahlung bereit.
Spart, geschätzt: ± 1 Stunde pro Woche
Spesen-Prüfer ist ein KI-Agent von Altramano für Verwaltung und Finanzen. Ein KI-Agent erledigt eine Aufgabe, zu der Lesen, Beurteilen oder Schreiben gehört, etwa eine Anfrage beurteilen oder eine Antwort entwerfen. Er legt es Ihnen vor oder erledigt es selbst, wenn Sie das wollen.
Was er macht
- Liest jeden Beleg, den ein Mitarbeitender einreicht: Betrag, Datum, Umsatzsteuer und was gekauft wurde.
- Prüft ihn gegen Ihre Regeln, etwa ein Maximum pro Mahlzeit oder einen Pflicht-Projektcode.
- Legt eine freigegebene Abrechnung in Ihrer Buchhaltung bereit und sagt dem Mitarbeitenden, dass sie unterwegs ist.
- Legt Ihnen eine Abrechnung vor, die aus den Regeln fällt, mit dem Grund.
Ein Beispiel
- Rein
- Ein Foto eines Tankbelegs über 84,20 € ohne Projektcode, über das Postfach eingereicht.
- Raus
- Eine Rückfrage an den Mitarbeitenden nach dem Projektcode, und danach eine bereitgelegte Buchung zur Freigabe.
Integrationen, die er nutzt
GmailE-Mails in Gmail finden, versenden und beantworten, mit einem Auslöser bei neuer Post.
Microsoft OutlookE-Mails in Outlook finden, versenden, beantworten und als Entwurf bereitlegen, Anhänge abrufen, mit einem Auslöser bei neuer Post.
Google DriveDateien und Ordner in Google Drive lesen, hochladen und verschieben, mit einem Auslöser bei einer neuen Datei.
Microsoft OneDriveDateien und Ordner in OneDrive lesen, hochladen und verschieben, mit einem Auslöser bei einer neuen Datei.
Exact OnlineBeziehungen, Artikel, Ausgangsrechnungen, Buchungszeilen und offene Posten in Exact Online lesen und anlegen.
AFAS ProfitLesen und Schreiben in AFAS Profit über GetConnectoren und UpdateConnectoren, pro Mandant, mit einem Auslöser bei neuen Zeilen oder einer Profit-Meldung.
Wo die Grenze liegt
Sie geben jede Abrechnung frei, bevor sie ausgezahlt wird; was in den Regeln liegt, steht schon auf Grün.
Vorlagen, die er bündelt
| Sjabloon | Soort | Was es tut |
|---|---|---|
| Spesenabrechnungen → Freigabe | Automatisierung | Eine Spesenabrechnung über das Formular landet in einer Tabelle und geht zur Freigabe an die Führungskraft. |
| Belege-Assistent | KI-Agent | Ein Assistent, der aus einem Foto oder PDF eines Belegs die Angaben holt und in eine Tabelle einträgt. |
Häufige Fragen
Wo lege ich meine Regeln fest?
In gewöhnlicher Sprache, beim Agenten: zum Beispiel ein Maximum pro Tag, welche Kosten erlaubt sind und welche nicht, und welche Angaben ein Beleg tragen muss.
Was, wenn ein Beleg unleserlich ist?
Dann bittet er den Mitarbeitenden um ein neues Foto und stellt die Abrechnung zurück. Sie müssen nicht hinterher.
Kann ein Mitarbeitender sehen, was mit seiner Abrechnung passiert?
Ja. Er bekommt eine Nachricht, wenn die Abrechnung eingegangen ist, freigegeben wurde oder eine Frage aufwirft.