Gestionnaire des factures d’achat
Lit les factures d’achat dans votre boîte mail et les prépare dans votre logiciel de comptabilité, pour approbation.
Gain estimé : ± 2 heures par semaine
Gestionnaire des factures d’achat est un agent IA de Altramano pour administration et finances. Un agent IA se charge d’une tâche qui demande de lire, d’évaluer ou d’écrire, comme évaluer une demande ou rédiger une réponse. Il vous la soumet, ou la fait lui-même si vous le voulez.
Ce qu’il fait
- Récupère chaque facture d’achat dans la boîte mail, même en pièce jointe d’un e-mail transféré.
- Lit le fournisseur, le numéro de facture, le montant et la TVA, et les place dans le dossier.
- Prépare la facture dans Exact, Visma, AFAS, SnelStart, e-Boekhouden, Twinfield et plus.
- Vous soumet les écarts : un fournisseur inconnu, un montant qui ne correspond pas, une facture en double.
Un exemple
- Entrée
- Un e-mail d’un grossiste avec un PDF de 1 284,50 €, TVA à 21 pour cent, délai de paiement de 30 jours.
- Sortie
- Une écriture préparée sur le bon compte du grand livre, avec le PDF dans le dossier et la question : approuver ?
Intégrations qu’il utilise
Exact OnlineLire et créer des relations, des articles, des factures de vente, des lignes de grand livre et des encours dans Exact Online.
Visma eAccountingLes 228 opérations de Visma eAccounting : clients, fournisseurs, factures de vente et d’achat, articles, écritures, banque et TVA, avec des déclencheurs à chaque nouvelle facture et transaction bancaire.
AFAS ProfitLire et écrire dans AFAS Profit via les GetConnectors et les UpdateConnectors, par dossier, avec un déclencheur à chaque nouvelle ligne ou notification Profit.
SnelStartLire et créer des relations, des articles, le grand livre, des factures de vente et d’achat, des écritures d’achat, de banque et de caisse, des documents, des devis et des commandes de vente dans SnelStart. Une facture d’achat est comptabilisée directement depuis la pièce jointe ou un fichier UBL. Fonctionne avec les formules SnelStart inZicht et inControle.
e-BoekhoudenLire et créer des relations, des factures de vente, des écritures, des encours, des comptes du grand livre et des soldes, des articles et des centres de coûts dans e-Boekhouden. Les factures d’achat sont comptabilisées comme factures reçues ; les factures de vente peuvent partir via Peppol si vous le souhaitez.
BaseconeImporter, étiqueter et suivre des documents dans Basecone et lire les transactions et les données de base par dossier.
GmailTrouver, envoyer et répondre à des e-mails dans Gmail, avec un déclencheur au nouvel e-mail.
Microsoft OutlookTrouver, envoyer, répondre et préparer des e-mails en brouillon dans Outlook, récupérer les pièces jointes, avec un déclencheur au nouvel e-mail.- TwinfieldTwinfieldCréer et mettre à jour des relations et des fournisseurs dans Twinfield, créer des factures de vente, des écritures d’achat, de banque et d’opérations diverses et demander les encours et les mouvements du grand livre, avec un déclencheur à chaque nouvelle facture de vente en encours.
Où se situe la limite
Par défaut, vous approuvez chaque facture avant sa comptabilisation. Si vous voulez que les factures sous un certain montant passent toutes seules, par exemple sous 1 000 €, vous fixez vous-même cette limite. Un écart apparaît toujours en haut de la liste.
Modèles qu’il regroupe
| Sjabloon | Soort | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Facture d’achat de l’e-mail → dossier et approbation | automatisation + assistant | Les factures qui arrivent par e-mail sont lues, mises dans un tableau, enregistrées sur OneDrive et soumises à approbation. |
| Facture d’achat de l’e-mail → Basecone | automatisation | Les factures qui arrivent par e-mail partent, après approbation, comme document vers le bon dossier dans Basecone. |
Questions fréquentes
Fonctionne-t-il avec mon logiciel de comptabilité ?
Avec Exact Online, Visma eAccounting, AFAS Profit, SnelStart, e-Boekhouden et Basecone, avec l’identifiant officiel du logiciel. Un autre logiciel passe par l’intégration générale.
Qui approuve l’écriture ?
Vous, ou le collègue que vous désignez pour cela. Au-delà de votre limite, rien n’est comptabilisé sans un oui. Chaque approbation reste consultable.
Que fait-il d’une facture qu’il ne peut pas lire ?
Il la met de côté avec la raison, par exemple un scan sans texte. Vous complétez les données et le reste continue normalement.