Collecteur de pièces clients
Demande à vos clients les pièces manquantes pour les comptes annuels ou la déclaration et relance jusqu’à ce que tout soit là.
Gain estimé : ± 3 heures par semaine en saison
Collecteur de pièces clients est un agent IA de Altramano pour administration et finances. Un agent IA se charge d’une tâche qui demande de lire, d’évaluer ou d’écrire, comme évaluer une demande ou rédiger une réponse. Il vous la soumet, ou la fait lui-même si vous le voulez.
Ce qu’il fait
- Suit par client quelles pièces vous avez besoin et lesquelles sont déjà là.
- Envoie au client une demande avec exactement la liste de ce qui manque encore, dans votre style.
- Reconnaît les pièces reçues et les coche.
- Relance après un délai que vous choisissez, et vous signale qui est en retard.
Un exemple
- Entrée
- Quarante clients, chacun avec une liste de pièces pour les comptes annuels, dont la moitié pas encore complète.
- Sortie
- Vingt demandes pour approbation avec, par client, les pièces manquantes, et un aperçu de qui n’a pas encore réagi après deux semaines.
Intégrations qu’il utilise
GmailTrouver, envoyer et répondre à des e-mails dans Gmail, avec un déclencheur au nouvel e-mail.
Microsoft OutlookTrouver, envoyer, répondre et préparer des e-mails en brouillon dans Outlook, récupérer les pièces jointes, avec un déclencheur au nouvel e-mail.
Microsoft SharePointFichiers, dossiers et éléments de liste dans SharePoint, avec des déclencheurs aux nouveaux fichiers.
Google DriveLire, téléverser et déplacer des fichiers et des dossiers dans Google Drive, avec un déclencheur au nouveau fichier.
DropboxLire, téléverser et déplacer des fichiers et des dossiers dans Dropbox.
Où se situe la limite
La première demande passe par vous ; les relances, vous pouvez les laisser partir toutes seules.
Modèles qu’il regroupe
| Sjabloon | Soort | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Liste de pièces pour le comptable | agent IA | Un assistant qui fait chaque trimestre une liste de pièces et suit ce qui est déjà arrivé. |
| Relancer une demande de signature | automatisation | Les documents envoyés à la signature et non revenus après cinq jours reçoivent un rappel, pour approbation. |
Les secteurs concernés
Questions fréquentes
Comment sait-il quelles pièces j’ai besoin ?
Grâce à une liste par client ou par type de client que vous tenez à jour. Vous l’adaptez chaque année.
Reconnaît-il une pièce que le client envoie ?
Oui. Un relevé bancaire, une police d’assurance ou une facture, il les reconnaît et les coche. En cas de doute, il vous le demande.
Les clients voient-ils les données des autres ?
Jamais. Chaque client reçoit seulement sa propre liste.