Contrôleur de notes de frais
Vérifie les justificatifs de vos collaborateurs selon vos règles et les prépare pour le remboursement.
Gain estimé : ± 1 heure par semaine
Contrôleur de notes de frais est un agent IA de Altramano pour administration et finances. Un agent IA se charge d’une tâche qui demande de lire, d’évaluer ou d’écrire, comme évaluer une demande ou rédiger une réponse. Il vous la soumet, ou la fait lui-même si vous le voulez.
Ce qu’il fait
- Lit chaque justificatif envoyé par un collaborateur : montant, date, TVA et ce qui a été acheté.
- Le confronte à vos règles, comme un maximum par repas ou un code projet obligatoire.
- Prépare une note de frais approuvée dans votre comptabilité et prévient le collaborateur qu’elle arrive.
- Vous soumet une note de frais qui sort des règles, avec la raison.
Un exemple
- Entrée
- La photo d’un ticket de carburant de 84,20 € sans code projet, envoyée par la boîte mail.
- Sortie
- Une question au collaborateur pour le code projet, puis une écriture préparée pour approbation.
Intégrations qu’il utilise
GmailTrouver, envoyer et répondre à des e-mails dans Gmail, avec un déclencheur au nouvel e-mail.
Microsoft OutlookTrouver, envoyer, répondre et préparer des e-mails en brouillon dans Outlook, récupérer les pièces jointes, avec un déclencheur au nouvel e-mail.
Google DriveLire, téléverser et déplacer des fichiers et des dossiers dans Google Drive, avec un déclencheur au nouveau fichier.
Microsoft OneDriveLire, téléverser et déplacer des fichiers et des dossiers dans OneDrive, avec un déclencheur au nouveau fichier.
Exact OnlineLire et créer des relations, des articles, des factures de vente, des lignes de grand livre et des encours dans Exact Online.
AFAS ProfitLire et écrire dans AFAS Profit via les GetConnectors et les UpdateConnectors, par dossier, avec un déclencheur à chaque nouvelle ligne ou notification Profit.
Où se situe la limite
Vous approuvez chaque note de frais avant son remboursement ; ce qui respecte les règles est déjà au vert.
Modèles qu’il regroupe
| Sjabloon | Soort | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Notes de frais → approbation | automatisation | Une note de frais déposée via le formulaire arrive dans un tableau et part pour approbation chez le responsable. |
| Assistant reçus | agent IA | Un assistant qui tire les données d’une photo ou d’un PDF de reçu et les met dans un tableau. |
Questions fréquentes
Où est-ce que je fixe mes règles ?
En langage courant, auprès de l’agent : par exemple un maximum par jour, quels frais sont admis ou non, et quelles données un justificatif doit comporter.
Et si un justificatif est illisible ?
Alors il demande une nouvelle photo au collaborateur et met la note de frais en attente. Vous n’avez pas à courir après.
Un collaborateur peut-il voir ce qu’il advient de sa note de frais ?
Oui. Il reçoit un message quand la note de frais est reçue, approuvée ou soulève une question.