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Automatización + asistenteFactura de compra del correo → expediente y aprobación

Procesar las facturas de compra automáticamente con IA

Las facturas que entran por correo se leen, se ponen en una tabla, se guardan en OneDrive y se presentan a aprobación.

Factura de compra del correo → expediente y aprobación es automatización con un agente de IA al lado en Altramano para administración y finanzas: las facturas que entran por correo se leen, se ponen en una tabla, se guardan en OneDrive y se presentan a aprobación.

Funciona con AFAS Profit, Basecone, Exact Online, Microsoft OneDrive, Microsoft Outlook y Visma eAccounting.

Automatización con un agente de IA al lado · departamento Administración y finanzas

Qué hace

Cada correo con factura en la carpeta que elija: los datos (proveedor, número, importe, IVA, fecha de vencimiento) entran en la tabla «Facturas de compra», el adjunto va a OneDrive y quien aprueba recibe una petición de aprobación.

Qué necesita

  • AFAS Profit — leer y escribir en AFAS Profit con GetConnectors y UpdateConnectors, por contabilidad, con un momento de arranque con cada fila nueva o con un aviso de Profit, integrado mediante acceso al servicio.
  • Basecone — importar, etiquetar y seguir documentos en Basecone y leer transacciones y datos maestros por contabilidad, integrado mediante datos propios.
  • Exact Online — leer y crear relaciones, artículos, facturas de venta, líneas del libro mayor y partidas abiertas en Exact Online, integrado mediante acceso al servicio.
  • Microsoft OneDrive — leer, subir y mover archivos y carpetas en OneDrive, con un momento de arranque con un archivo nuevo, integrado mediante acceso al servicio.
  • Microsoft Outlook — encontrar, enviar, responder y preparar como borrador correos en Outlook, recuperar adjuntos, con un momento de arranque con el correo nuevo, integrado mediante acceso al servicio.
  • Visma eAccounting — las 228 acciones de Visma eAccounting: clientes, proveedores, facturas de venta y de compra, artículos, asientos, banco e IVA, con momentos de arranque con las facturas nuevas y los movimientos bancarios, integrado mediante acceso al servicio.
  • Todo lo que sale, esta plantilla se lo presenta primero: usted dice sí antes de que algo salga.

¿Cómo funciona procesar las facturas de compra automáticamente con IA?

Un agente de IA trabaja con instrucciones y fuentes propias, que inicia en el Studio o desde una automatización.

Cada correo con factura en la carpeta que elija: los datos (proveedor, número, importe, IVA, fecha de vencimiento) entran en la tabla «Facturas de compra», el adjunto va a OneDrive y quien aprueba recibe una petición de aprobación.

AFAS Profit: leer y escribir en AFAS Profit con GetConnectors y UpdateConnectors, por contabilidad, con un momento de arranque con cada fila nueva o con un aviso de Profit. Basecone: importar, etiquetar y seguir documentos en Basecone y leer transacciones y datos maestros por contabilidad. Exact Online: leer y crear relaciones, artículos, facturas de venta, líneas del libro mayor y partidas abiertas en Exact Online. Microsoft OneDrive: leer, subir y mover archivos y carpetas en OneDrive, con un momento de arranque con un archivo nuevo. Microsoft Outlook: encontrar, enviar, responder y preparar como borrador correos en Outlook, recuperar adjuntos, con un momento de arranque con el correo nuevo. Visma eAccounting: las 228 acciones de Visma eAccounting: clientes, proveedores, facturas de venta y de compra, artículos, asientos, banco e IVA, con momentos de arranque con las facturas nuevas y los movimientos bancarios.

Todo lo que sale, esta plantilla se lo presenta primero: usted dice sí antes de que algo salga.

Todo funciona en su propio entorno en Ámsterdam. Usted fija el límite: lo que queda dentro funciona solo; lo que queda fuera pasa primero por usted. Cada ejecución la relee después paso a paso en Runs.

Lea qué hace un agente de IA por su equipo

Para quién

Para administración y finanzas: facturas, partidas e IVA: el trabajo que vuelve cada mes y sale mal cuando se hace con prisa. Esas horas van a mirar las cifras y a aclarar las desviaciones, en lugar de a copiar partidas y a poner las declaraciones de IVA una al lado de la otra.

Este departamento entra en juego en empresas de instalaciones, construcción y contratistas, despachos contables, comercio mayorista, producción e industria, transporte y logística, consultas y centros sanitarios, hostelería, informática y software, arquitectura e ingeniería, jardinería y zonas verdes, talleres y concesionarios, formación y academias, despachos jurídicos y notarías y empresas de trabajo temporal y selección.

Así se instala

  1. Elija la plantilla en su entorno, en Plantillas.
  2. Señale las integraciones, rellene los ajustes y dé al agente de IA sus fuentes.
  3. Pruebe con un ejemplo y diga sí antes de que la automatización se active.

El manual completo (para qué sirve, qué obtiene, qué necesita, paso a paso, las pruebas, los errores con causa y solución) está junto a la plantilla en su entorno.

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Preguntas frecuentes

¿Qué necesito para Factura de compra del correo → expediente y aprobación?

AFAS Profit, Basecone, Exact Online, Microsoft OneDrive, Microsoft Outlook y Visma eAccounting y un entorno Altramano. El paso de aprobación está activado.

¿Para qué departamento es Factura de compra del correo → expediente y aprobación?

Administración y finanzas, en sectores como empresas de instalaciones, construcción y contratistas y despachos contables.

¿Por qué una pareja?

La automatización hace que el trabajo llegue a tiempo; el agente de IA le ayuda después con el contenido. Juntos cubren toda la tarea.

¿Sale algo sin que yo lo vea?

Todo lo que sale está configurado de serie para aprobarse primero.

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