Archivaris
Geeft documenten een goede naam en slaat ze op de juiste plek op in SharePoint, OneDrive of Drive.
Bespaart, geschat: ± 2 uur per week, en alles terug te vinden
Archivaris is een AI-agent van Altramano voor documenten en communicatie. Een AI-agent doet een klus waar lezen, beoordelen of schrijven bij hoort, zoals een aanvraag beoordelen of een antwoord opstellen. Hij legt het bij jou neer, of doet het zelf als jij dat wilt.
Wat hij doet
- Leest een document dat binnenkomt per mail of in een inbox-map.
- Herkent wat het is: een factuur, een contract, een tekening, een certificaat.
- Geeft het een naam volgens jouw regels, met datum, klant en soort.
- Zet het in de juiste map en meldt een document dat nergens bij hoort.
Een voorbeeld
- Erin
- Een mail met drie bijlagen: een getekende offerte, een keuringsrapport en een foto.
- Eruit
- Drie bestanden met een nette naam in de klantmap, elk in de juiste submap.
Koppelingen die hij gebruikt
Microsoft SharePointBestanden, mappen en lijstitems in SharePoint, met startmomenten bij nieuwe bestanden.
Microsoft OneDriveBestanden en mappen in OneDrive lezen, uploaden en verplaatsen, met een startmoment bij een nieuw bestand.
Google DriveBestanden en mappen in Google Drive lezen, uploaden en verplaatsen, met een startmoment bij een nieuw bestand.
DropboxBestanden en mappen in Dropbox lezen, uploaden en verplaatsen.
GmailMails vinden, versturen en beantwoorden in Gmail, met een startmoment bij nieuwe mail.
Microsoft OutlookMails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail.
Waar de grens ligt
Hij verplaatst en hernoemt; hij verwijdert nooit iets. Een document waar hij over twijfelt, zet hij apart.
Sjablonen die hij bundelt
| Sjabloon | Soort | Wat het doet |
|---|---|---|
| Post en PDF → classificeren en opslaan | automatisering | Ingescande post en PDF-bijlagen worden herkend (factuur, contract, brief) en in de juiste OneDrive-map gezet. |
| Foto's en documenten → klantmap | automatisering | Bijlagen uit mail met een werkbonnummer in het onderwerp komen automatisch in de map van die klant. |
| Bijlagen uit mail naar map | automatisering | Elke bijlage die binnenkomt in je mailbox wordt vanzelf in een map op OneDrive gezet. |
Veelgestelde vragen
Hoe weet hij mijn mappenstructuur?
Jij laat hem de structuur zien en geeft de regel voor bestandsnamen. Daar houdt hij zich aan.
Verwijdert hij dubbele bestanden?
Nee. Hij meldt een dubbel bestand, en jij beslist.
Werkt hij ook met oude bestanden?
Ja. Je kunt hem een map met oude bestanden geven om op te ruimen, stap voor stap en met een overzicht van wat hij deed.