Controllore delle note spese
Controlla gli scontrini dei Suoi collaboratori secondo le Sue regole e li prepara per il rimborso.
Risparmio stimato: ± 1 ora alla settimana
Controllore delle note spese è un agente IA di Altramano per amministrazione e finanza. Un agente IA fa un lavoro che richiede di leggere, valutare o scrivere, come valutare una richiesta o preparare una risposta. Lo sottopone a Lei, o lo fa da solo se Lei lo vuole.
Cosa fa
- Legge ogni scontrino che un collaboratore invia: importo, data, IVA e cosa è stato comprato.
- Lo verifica secondo le Sue regole, come un massimo per pasto o un codice progetto obbligatorio.
- Prepara una nota spese approvata nella Sua contabilità e avvisa il collaboratore che sta arrivando.
- Le sottopone una nota spese fuori dalle regole, con il motivo.
Un esempio
- In entrata
- Una foto di uno scontrino di carburante da € 84,20 senza codice progetto, inviata tramite la casella di posta.
- In uscita
- Una domanda al collaboratore per il codice progetto, e poi una registrazione pronta da approvare.
Integrazioni che usa
GmailTrovare, inviare e rispondere alle e-mail in Gmail, con un avvio su posta nuova.
Microsoft OutlookTrovare, inviare, rispondere e preparare come bozza le e-mail in Outlook, recuperare gli allegati, con un avvio su posta nuova.
Google DriveLeggere, caricare e spostare file e cartelle in Google Drive, con un avvio su un file nuovo.
Microsoft OneDriveLeggere, caricare e spostare file e cartelle in OneDrive, con un avvio su un file nuovo.
Exact OnlineLeggere e creare relazioni, articoli, fatture di vendita, righe di contabilità generale e partite aperte in Exact Online.
AFAS ProfitLeggere e scrivere in AFAS Profit con i GetConnector e gli UpdateConnector, per contabilità, con un avvio su righe nuove o su una segnalazione di Profit.
Dove sta il limite
Approva Lei ogni nota spese prima del rimborso; quello che rientra nelle regole è già sul verde.
Modelli che raggruppa
| Sjabloon | Soort | Cosa fa |
|---|---|---|
| Note spese → approvazione | automazione | Una nota spese inviata con il modulo entra in una tabella e va in approvazione al responsabile. |
| Assistente per i giustificativi | agente IA | Un assistente che da una foto o da un PDF di un giustificativo ne ricava i dati e li mette in una tabella. |
Domande frequenti
Dove fisso le mie regole?
In linguaggio comune, presso l'agente: per esempio un massimo al giorno, quali costi sono ammessi e quali no, e quali dati deve avere uno scontrino.
E se uno scontrino è illeggibile?
Allora chiede al collaboratore una nuova foto e mette la nota spese in attesa. Lei non deve andarci dietro.
Un collaboratore può vedere cosa succede alla propria nota spese?
Sì. Riceve un messaggio quando la nota spese è ricevuta, approvata o solleva una domanda.