Archivar
Gibt Dokumenten einen guten Namen und legt sie am richtigen Ort in SharePoint, OneDrive oder Drive ab.
Spart, geschätzt: ± 2 Stunden pro Woche, und alles wiederzufinden
Archivar ist ein KI-Agent von Altramano für Dokumente und Kommunikation. Ein KI-Agent erledigt eine Aufgabe, zu der Lesen, Beurteilen oder Schreiben gehört, etwa eine Anfrage beurteilen oder eine Antwort entwerfen. Er legt es Ihnen vor oder erledigt es selbst, wenn Sie das wollen.
Was er macht
- Liest ein Dokument, das per Mail oder in einem Eingangsordner ankommt.
- Erkennt, was es ist: eine Rechnung, ein Vertrag, eine Zeichnung, ein Zertifikat.
- Gibt ihm einen Namen nach Ihren Regeln, mit Datum, Kunde und Art.
- Legt es im richtigen Ordner ab und meldet ein Dokument, das nirgends hingehört.
Ein Beispiel
- Rein
- Eine Mail mit drei Anhängen: ein unterschriebenes Angebot, ein Prüfbericht und ein Foto.
- Raus
- Drei Dateien mit sauberem Namen im Kundenordner, jede im richtigen Unterordner.
Integrationen, die er nutzt
Microsoft SharePointDateien, Ordner und Listeneinträge in SharePoint, mit Auslösern bei neuen Dateien.
Microsoft OneDriveDateien und Ordner in OneDrive lesen, hochladen und verschieben, mit einem Auslöser bei einer neuen Datei.
Google DriveDateien und Ordner in Google Drive lesen, hochladen und verschieben, mit einem Auslöser bei einer neuen Datei.
DropboxDateien und Ordner in Dropbox lesen, hochladen und verschieben.
GmailE-Mails in Gmail finden, versenden und beantworten, mit einem Auslöser bei neuer Post.
Microsoft OutlookE-Mails in Outlook finden, versenden, beantworten und als Entwurf bereitlegen, Anhänge abrufen, mit einem Auslöser bei neuer Post.
Wo die Grenze liegt
Er verschiebt und benennt um; er löscht nie etwas. Ein Dokument, bei dem er unsicher ist, legt er beiseite.
Vorlagen, die er bündelt
| Sjabloon | Soort | Was es tut |
|---|---|---|
| Post und PDF → einordnen und speichern | Automatisierung | Eingescannte Post und PDF-Anhänge werden erkannt (Rechnung, Vertrag, Brief) und im richtigen OneDrive-Ordner abgelegt. |
| Fotos und Dokumente → Kundenordner | Automatisierung | Anhänge aus E-Mails mit einer Arbeitsscheinnummer im Betreff landen automatisch im Ordner dieses Kunden. |
| Anhänge aus E-Mail in den Ordner | Automatisierung | Jeder Anhang, der in Ihrem Postfach eingeht, landet von allein in einem Ordner auf OneDrive. |
Häufige Fragen
Woher kennt er meine Ordnerstruktur?
Sie zeigen ihm die Struktur und geben die Regel für Dateinamen. Daran hält er sich.
Löscht er doppelte Dateien?
Nein. Er meldet eine doppelte Datei, und Sie entscheiden.
Arbeitet er auch mit alten Dateien?
Ja. Sie können ihm einen Ordner mit alten Dateien zum Aufräumen geben, Schritt für Schritt und mit einer Übersicht dessen, was er getan hat.