Archivero
Da a los documentos un nombre correcto y los guarda en el lugar adecuado en SharePoint, OneDrive o Drive.
Ahorro estimado: ± 2 horas a la semana, y se encuentra cualquier cosa
Archivero es un agente de IA de Altramano para documentos y comunicación. Un agente de IA se encarga de un trabajo en el que hay que leer, valorar o escribir, como valorar una solicitud o redactar una respuesta. Se lo presenta a usted o lo hace él solo si usted así lo quiere.
Qué hace
- Lee un documento que llega por correo o a una carpeta de entrada.
- Reconoce qué es: una factura, un contrato, un plano, un certificado.
- Le da un nombre según sus reglas, con fecha, cliente y tipo.
- Lo pone en la carpeta correcta y avisa de un documento que no encaja en ningún sitio.
Un ejemplo
- Entra
- Un correo con tres adjuntos: un presupuesto firmado, un informe de inspección y una foto.
- Sale
- Tres archivos con un nombre ordenado en la carpeta del cliente, cada uno en la subcarpeta correcta.
Integraciones que usa
Microsoft SharePointArchivos, carpetas y elementos de lista en SharePoint, con momentos de arranque con los archivos nuevos.
Microsoft OneDriveLeer, subir y mover archivos y carpetas en OneDrive, con un momento de arranque con un archivo nuevo.
Google DriveLeer, subir y mover archivos y carpetas en Google Drive, con un momento de arranque con un archivo nuevo.
DropboxLeer, subir y mover archivos y carpetas en Dropbox.
GmailEncontrar, enviar y responder correos en Gmail, con un momento de arranque con el correo nuevo.
Microsoft OutlookEncontrar, enviar, responder y preparar como borrador correos en Outlook, recuperar adjuntos, con un momento de arranque con el correo nuevo.
Dónde está el límite
Mueve y renombra; nunca elimina nada. Un documento del que tiene dudas lo aparta.
Plantillas que agrupa
| Sjabloon | Soort | Qué hace |
|---|---|---|
| Correo postal y PDF → clasificar y guardar | automatización | El correo postal escaneado y los adjuntos PDF se reconocen (factura, contrato, carta) y se ponen en la carpeta de OneDrive correcta. |
| Fotos y documentos → carpeta del cliente | automatización | Los adjuntos de los correos que llevan un número de orden en el asunto entran automáticamente en la carpeta de ese cliente. |
| Adjuntos del correo a una carpeta | automatización | Cada adjunto que entra en su buzón se pone solo en una carpeta de OneDrive. |
Preguntas frecuentes
¿Cómo conoce mi estructura de carpetas?
Usted le muestra la estructura y le da la regla para los nombres de archivo. Él se atiene a eso.
¿Elimina archivos duplicados?
No. Avisa de un archivo duplicado, y usted decide.
¿Funciona también con archivos antiguos?
Sí. Puede darle una carpeta con archivos antiguos para ordenar, paso a paso y con un resumen de lo que ha hecho.