Archiviste
Donne aux documents un bon nom et les enregistre au bon endroit dans SharePoint, OneDrive ou Drive.
Gain estimé : ± 2 heures par semaine, et tout se retrouve
Archiviste est un agent IA de Altramano pour documents et communication. Un agent IA se charge d’une tâche qui demande de lire, d’évaluer ou d’écrire, comme évaluer une demande ou rédiger une réponse. Il vous la soumet, ou la fait lui-même si vous le voulez.
Ce qu’il fait
- Lit un document qui arrive par e-mail ou dans un dossier d’entrée.
- Reconnaît ce que c’est : une facture, un contrat, un plan, un certificat.
- Lui donne un nom selon vos règles, avec date, client et type.
- Le place dans le bon dossier et signale un document qui ne va nulle part.
Un exemple
- Entrée
- Un e-mail avec trois pièces jointes : un devis signé, un rapport de contrôle et une photo.
- Sortie
- Trois fichiers avec un nom propre dans le dossier client, chacun dans le bon sous-dossier.
Intégrations qu’il utilise
Microsoft SharePointFichiers, dossiers et éléments de liste dans SharePoint, avec des déclencheurs aux nouveaux fichiers.
Microsoft OneDriveLire, téléverser et déplacer des fichiers et des dossiers dans OneDrive, avec un déclencheur au nouveau fichier.
Google DriveLire, téléverser et déplacer des fichiers et des dossiers dans Google Drive, avec un déclencheur au nouveau fichier.
DropboxLire, téléverser et déplacer des fichiers et des dossiers dans Dropbox.
GmailTrouver, envoyer et répondre à des e-mails dans Gmail, avec un déclencheur au nouvel e-mail.
Microsoft OutlookTrouver, envoyer, répondre et préparer des e-mails en brouillon dans Outlook, récupérer les pièces jointes, avec un déclencheur au nouvel e-mail.
Où se situe la limite
Il déplace et renomme ; il ne supprime jamais rien. Un document dont il doute, il le met à part.
Modèles qu’il regroupe
| Sjabloon | Soort | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Courrier et PDF → classer et enregistrer | automatisation | Le courrier scanné et les PDF en pièce jointe sont reconnus (facture, contrat, lettre) et rangés dans le bon dossier OneDrive. |
| Photos et documents → dossier client | automatisation | Les pièces jointes des e-mails qui portent un numéro de bon de travail en objet arrivent automatiquement dans le dossier de ce client. |
| Pièces jointes de l’e-mail vers un dossier | automatisation | Chaque pièce jointe qui arrive dans votre boîte aux lettres est rangée d’elle-même dans un dossier sur OneDrive. |
Questions fréquentes
Comment connaît-il ma structure de dossiers ?
Vous lui montrez la structure et donnez la règle pour les noms de fichiers. Il s’y tient.
Supprime-t-il les fichiers en double ?
Non. Il signale un fichier en double, et vous décidez.
Travaille-t-il aussi avec d’anciens fichiers ?
Oui. Vous pouvez lui donner un dossier d’anciens fichiers à ranger, étape par étape et avec un aperçu de ce qu’il a fait.