Archivista
Dà ai documenti un nome giusto e li salva nel posto giusto in SharePoint, OneDrive o Drive.
Risparmio stimato: ± 2 ore alla settimana, e tutto si ritrova
Archivista è un agente IA di Altramano per documenti e comunicazione. Un agente IA fa un lavoro che richiede di leggere, valutare o scrivere, come valutare una richiesta o preparare una risposta. Lo sottopone a Lei, o lo fa da solo se Lei lo vuole.
Cosa fa
- Legge un documento che arriva via e-mail o in una cartella di ingresso.
- Riconosce cos'è: una fattura, un contratto, un disegno, un certificato.
- Gli dà un nome secondo le Sue regole, con data, cliente e tipo.
- Lo mette nella cartella giusta e segnala un documento che non appartiene a nessuna.
Un esempio
- In entrata
- Un'e-mail con tre allegati: un preventivo firmato, un rapporto di ispezione e una foto.
- In uscita
- Tre file con un nome ordinato nella cartella del cliente, ognuno nella sottocartella giusta.
Integrazioni che usa
Microsoft SharePointFile, cartelle ed elementi di elenco in SharePoint, con avvii su file nuovi.
Microsoft OneDriveLeggere, caricare e spostare file e cartelle in OneDrive, con un avvio su un file nuovo.
Google DriveLeggere, caricare e spostare file e cartelle in Google Drive, con un avvio su un file nuovo.
DropboxLeggere, caricare e spostare file e cartelle in Dropbox.
GmailTrovare, inviare e rispondere alle e-mail in Gmail, con un avvio su posta nuova.
Microsoft OutlookTrovare, inviare, rispondere e preparare come bozza le e-mail in Outlook, recuperare gli allegati, con un avvio su posta nuova.
Dove sta il limite
Sposta e rinomina; non cancella mai niente. Un documento su cui ha un dubbio lo mette da parte.
Modelli che raggruppa
| Sjabloon | Soort | Cosa fa |
|---|---|---|
| Posta e PDF → classificare e salvare | automazione | La posta scansionata e gli allegati PDF vengono riconosciuti (fattura, contratto, lettera) e messi nella cartella OneDrive giusta. |
| Foto e documenti → cartella del cliente | automazione | Gli allegati delle e-mail con un numero di ordine di lavoro nell’oggetto entrano automaticamente nella cartella di quel cliente. |
| Allegati dalla posta alla cartella | automazione | Ogni allegato che arriva nella Sua casella di posta viene messo da sé in una cartella su OneDrive. |
Domande frequenti
Come conosce la mia struttura di cartelle?
Lei gli mostra la struttura e gli dà la regola per i nomi dei file. Lui si attiene a quella.
Cancella i file doppi?
No. Segnala un file doppio, e decide Lei.
Lavora anche con i file vecchi?
Sì. Può dargli una cartella di file vecchi da riordinare, passo per passo e con una panoramica di quello che ha fatto.