Klachtenbehandelaar
Vat een klacht samen, maakt een conceptantwoord en bewaakt dat de klant een oplossing krijgt.
Bespaart, geschat: ± 2 uur per week
Klachtenbehandelaar is een AI-agent van Altramano voor klantenservice. Een AI-agent doet een klus waar lezen, beoordelen of schrijven bij hoort, zoals een aanvraag beoordelen of een antwoord opstellen. Hij legt het bij jou neer, of doet het zelf als jij dat wilt.
Wat hij doet
- Herkent een klacht in de mailbox en vat samen wat er is gebeurd en wat de klant wil.
- Zoekt de bestelling, de factuur of de eerdere contacten erbij.
- Maakt een conceptantwoord in jouw toon, met een voorstel volgens jouw beleid.
- Bewaakt de opvolging en meldt als een klacht te lang open staat.
Een voorbeeld
- Erin
- Een boze mail over een levering die twee keer niet is gekomen.
- Eruit
- Een samenvatting met de leverhistorie, een conceptantwoord met excuus en een voorstel, en een herinnering na drie dagen.
Koppelingen die hij gebruikt
ZendeskTickets in Zendesk aanmaken, bijwerken en volgen, met startmomenten bij nieuwe of gewijzigde tickets.
GmailMails vinden, versturen en beantwoorden in Gmail, met een startmoment bij nieuwe mail.
Microsoft OutlookMails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail.
ShopifyBestellingen, klanten en producten in Shopify, met startmomenten bij nieuwe bestellingen en klanten.
WooCommerceBestellingen, klanten en producten in WooCommerce, met startmomenten bij nieuwe bestellingen.
bol.com RetailerBestellingen, zendingen, retouren, aanbod, LVB-voorraad en facturen van je bol-verkoopaccount lezen, voorraad en prijs bijwerken, zendingen aanmelden en retouren afhandelen, met een startmoment bij elke nieuwe bestelling.
Lightspeed eCom (C-Series)Bestellingen, klanten, producten, zendingen en facturen van je Lightspeed eCom-webshop lezen, bestellingen, producten en zendingen bijwerken en klanten aanmaken, met een startmoment bij elke nieuwe bestelling.
CCV ShopBestellingen, producten, klanten, facturen en retouren van je CCV Shop-webshop lezen, bestellingen aanmaken en bijwerken en producten bijwerken, met een startmoment bij elke nieuwe bestelling.
TrengoGesprekken, berichten, contacten en profielen in Trengo lezen, contacten en gesprekken aanmaken, een bericht of interne notitie sturen en een gesprek toewijzen of sluiten, met een startmoment bij elk nieuw gesprek.
ChannelEngineBestellingen van marktplaatsen ophalen en bevestigen, zendingen, retouren en annuleringen aanmelden en producten, prijs en voorraad bijwerken in ChannelEngine, met een startmoment bij elke nieuwe bestelling.
Waar de grens ligt
Elk antwoord op een klacht gaat eerst langs een mens. De agent stelt voor; jij beslist wat je de klant biedt.
Sjablonen die hij bundelt
| Sjabloon | Soort | Wat het doet |
|---|---|---|
| Retour of klacht → oplossing ter goedkeuring | automatisering | Een klacht of retour krijgt een voorstel voor de oplossing; na jouw goedkeuring gaat het antwoord naar de klant. |
| Escalatie na 24 uur | automatisering | Tickets die na 24 uur nog op Nieuw staan, komen bij een leidinggevende op de mail. |
Veelgestelde vragen
Biedt hij zelf een vergoeding aan?
Nee. Hij stelt voor wat binnen jouw beleid past, en jij beslist. Zonder jouw ja gaat er geen antwoord uit.
Hoe herkent hij een klacht?
Aan de toon en de woorden, en aan wat jij als klacht bestempelt. Twijfelt hij, dan vraagt hij het jou.
Wat als een klacht blijft liggen?
Dan krijg jij een melding, en als je wilt ook je leidinggevende. Een klacht raakt niet kwijt.