Agendabeheerder
Plant afspraken tussen meerdere mensen, ook buiten je bedrijf, en houdt je agenda werkbaar.
Bespaart, geschat: ± 1 uur per week
Agendabeheerder is een AI-agent van Altramano voor directie en kantoor. Een AI-agent doet een klus waar lezen, beoordelen of schrijven bij hoort, zoals een aanvraag beoordelen of een antwoord opstellen. Hij legt het bij jou neer, of doet het zelf als jij dat wilt.
Wat hij doet
- Zoekt een moment dat iedereen past, ook met externen die hun beschikbaarheid mailen.
- Stuurt de uitnodiging met agenda en locatie of vergaderlink.
- Verplaatst een afspraak als iemand niet kan en informeert de rest.
- Houdt tijd vrij voor reistijd en voor werk zonder afspraken.
Een voorbeeld
- Erin
- Een verzoek: plan een uur met de accountant en de bank, ergens de komende twee weken.
- Eruit
- Drie voorstellen naar beide externen, en na hun antwoord een afspraak in ieders agenda met de vergaderlink.
Koppelingen die hij gebruikt
Google CalendarAfspraken in Google Agenda aanmaken, zoeken en bijwerken, met startmomenten bij nieuwe of gewijzigde afspraken.
Microsoft Outlook CalendarAfspraken in de Outlook-agenda aanmaken, zoeken en bijwerken, met startmomenten bij nieuwe afspraken.
CalendlyAfspraken uit Calendly ontvangen zodra ze worden geboekt of geannuleerd.
GmailMails vinden, versturen en beantwoorden in Gmail, met een startmoment bij nieuwe mail.
Microsoft OutlookMails vinden, versturen, beantwoorden en als concept klaarzetten in Outlook, bijlagen ophalen, met een startmoment bij nieuwe mail.
ZoomVergaderingen en webinars in Zoom aanmaken en volgen.
Microsoft TeamsKanalen, chats en berichten in Teams, met startmomenten bij nieuwe berichten.
Waar de grens ligt
Een afspraak binnen je regels plant hij zelf; een afspraak buiten kantoortijd of met een nieuwe partij legt hij eerst aan je voor.
Sjablonen die hij bundelt
| Sjabloon | Soort | Wat het doet |
|---|---|---|
| Vergadering plannen met agenda | automatisering | Vraag een vergadering aan via het formulier; er komt een agenda-voorstel en de uitnodiging in de agenda. |
| Vergaderplanner | AI-agent | Een assistent die een vrij moment zoekt in je agenda en de uitnodiging als concept klaarzet. |
Veelgestelde vragen
Hoe weet hij wanneer externen kunnen?
Hij vraagt het ze per mail en leest hun antwoord. Of ze kiezen een tijd via een link.
Mag hij mijn agenda zomaar vullen?
Alleen binnen de regels die jij instelt: welke dagen, welke tijden, hoeveel afspraken per dag.
Wat als twee afspraken botsen?
Dan stelt hij een oplossing voor en wacht hij op jouw keuze.