Visma eAccounting verbinden: was geht automatisch?

Wie stellen Sie die Verbindung her?

Sie melden sich mit der offiziellen Anmeldung von Visma selbst an. Dabei erteilen Sie die Erlaubnis für die Teile, die die Integration braucht. Es wird ein Zugangsschlüssel in Ihrer eigenen Umgebung in Amsterdam aufbewahrt, verschlüsselt — Ihr Passwort kommt darin nicht vor.

Zurückziehen können Sie jederzeit, und Sie tun das in Visma selbst, nicht bei uns. Sobald Sie die Erlaubnis dort entfernen, stoppt die Verbindung. Genau so gehört es sich: der Schlüssel liegt bei Ihnen.

Was geht dann von allein?

Die fünf Dinge, die wir in der Praxis am häufigsten sehen:

Eingangsrechnungen aus dem Postfach. Eine Rechnung kommt per E-Mail herein, wird gelesen, in der Akte abgelegt und zur Freigabe vorgelegt. Erst wenn Sie sie freigeben, geht sie zu Visma. Bei den Kanzleien, in denen wir das eingerichtet haben, macht das rund zwei Stunden pro Woche aus, und Sie finden jede Rechnung wieder.

Offene Posten und Mahnungen. Jede Woche werden die offenen Posten pro Kundin abgerufen und eine Mahnung in Ihrem Ton vorbereitet. Sie lesen sie nach und versenden.

Eine Anlieferliste für die Buchhalterin. Am Monatsende wird aus den Belegen eine Liste gemacht, was da ist und was fehlt.

Zahlungen wiederfinden. Eine Zahlung, die über einen Zahlungsdienst hereinkommt, wird in der Buchhaltung zurückgesucht, damit Sie sie nicht von Hand zuordnen müssen.

Ein Dashboard aus Ihren eigenen Zahlen. Umsatz pro Kunde, pro Produkt, pro Monat; Durchlaufzeiten; offene Posten. Die Zahlen kommen aus Visma, die Summe steht in einem Skript, das Sie nachlesen können.

Bucht das System selbst in meiner Buchhaltung?

Nur wenn Sie diesen Schritt ohne Freigabe einstellen. Standardmäßig liest die Automatisierung eine Rechnung, bereitet sie vor und wartet auf ein Ja. Jede Buchung ist in Runs nachlesbar: was hereinkam, was damit geschah, wer freigegeben hat und wann.

Das ist bewusst die Grundeinstellung. Eine Automatisierung, die selbstständig bucht, kann schneller sein, aber dafür müssen Sie erst Vertrauen in das aufgebaut haben, was sie tut. Die meisten Kanzleien schalten die Freigabe erst für eine Rechnungsart nach der anderen ab, wenn diese monatelang fehlerfrei gelaufen ist.

Was, wenn in der Rechnung etwas nicht stimmt?

Dann geschieht nichts automatisch. Fehlt die Rechnungsnummer, ist der Betrag unleserlich oder passt der Umsatzsteuersatz nicht zum Lieferanten, landet die Rechnung in einer Liste mit der Bitte hinzuschauen. Es wird nichts geraten und nichts eingetragen, was nicht dastand.

Das ist die wichtigste Eigenschaft einer guten Integration, und es ist auch der Grund, warum die ersten Wochen mehr Meldungen erzeugen als die Wochen danach: Sie sehen in dieser Liste genau, welche Lieferanten ihre Rechnungen unordentlich anliefern.

Funktioniert das auch mit anderen Buchhaltungspaketen?

Visma eAccounting, Exact Online, Basecone, AFAS Profit, SnelStart, e-Boekhouden, Moneybird, Twinfield und die anderen niederländischen Pakete sind vollwertige Integrationen.

Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten, können Sie einen Auftrag über alle Mandanten zugleich laufen lassen. Für eine Steuerkanzlei ist das oft der Unterschied zwischen einem halben Tag und einer Viertelstunde.