Visma eAccounting koppelen: wat kan er automatisch?

Hoe leg je de koppeling?

Je logt in met de officiële inlog van Visma zelf. Je geeft daarbij toestemming voor de onderdelen die de koppeling nodig heeft. Er wordt een toegangssleutel bewaard in je eigen omgeving in Amsterdam, versleuteld — je wachtwoord komt daar niet in voor.

Intrekken kan altijd, en je doet dat in Visma zelf, niet bij ons. Zodra je de toestemming daar weghaalt, stopt de koppeling. Dat is precies zoals het hoort: de sleutel ligt bij jou.

Wat gaat er dan vanzelf?

De vijf dingen die we in de praktijk het meest zien:

Inkoopfacturen uit de mailbox. Een factuur komt per mail binnen, wordt gelezen, in het dossier gezet en ter goedkeuring voorgelegd. Pas na jouw ja gaat hij naar Visma. Bij de kantoren waar we dit hebben ingericht scheelt dat ongeveer twee uur per week, en je vindt elke factuur terug.

Openstaande posten en herinneringen. Elke week worden de openstaande posten per klant opgehaald en wordt er een herinnering klaargezet in jouw toon. Jij leest hem na en verstuurt.

Een aanleverlijst voor de boekhouder. Aan het eind van de maand wordt uit de bonnen een lijst gemaakt van wat er is en wat ontbreekt.

Betalingen terugvinden. Een betaling die via een betaaldienst binnenkomt, wordt teruggezocht in de boekhouding zodat je hem niet met de hand hoeft te matchen.

Een dashboard uit je eigen cijfers. Omzet per klant, per product, per maand; doorlooptijden; openstaande posten. De cijfers komen uit Visma, de som staat in een script dat je kunt nalezen.

Boekt het systeem zelf in mijn administratie?

Alleen als jij die stap zonder goedkeuring instelt. Standaard leest de automatisering een factuur, zet hem klaar en wacht op een ja. Elke boeking is terug te lezen in Uitvoeringen: wat er binnenkwam, wat ermee gebeurd is, wie heeft goedgekeurd en wanneer.

Dat is bewust de standaardstand. Een automatisering die zelfstandig boekt kan sneller zijn, maar dan moet je wel eerst vertrouwen hebben opgebouwd in wat hij doet. De meeste kantoren zetten de goedkeuring pas uit voor één soort factuur tegelijk, als die maandenlang foutloos is gelopen.

Wat als er iets niet klopt in de factuur?

Dan gebeurt er niets automatisch. Ontbreekt het factuurnummer, is het bedrag onleesbaar, of past het btw-tarief niet bij de leverancier, dan komt de factuur in een lijst met de vraag om ernaar te kijken. Er wordt niets geraden en niets ingevuld dat er niet stond.

Dat is de belangrijkste eigenschap van een goede koppeling, en het is ook de reden dat de eerste weken meer meldingen geven dan de weken daarna: je ziet in die lijst precies welke leveranciers hun facturen rommelig aanleveren.

Werkt dit ook met andere boekhoudpakketten?

Visma eAccounting, Exact Online, Basecone, AFAS Profit, SnelStart, e-Boekhouden, Moneybird, Twinfield en de andere Nederlandse pakketten zijn volwaardige koppelingen.

Werk je met meerdere administraties, dan kun je één opdracht over alle administraties tegelijk laten lopen. Voor een accountantskantoor is dat vaak het verschil tussen een dagdeel en een kwartier.