Conectar Visma eAccounting: ¿qué va automático?

¿Cómo crea la integración?

Accede con el acceso oficial de Visma. Da así el consentimiento para las partes que la integración necesita. En su propio entorno en Ámsterdam se guarda una clave de acceso, cifrada — su contraseña no acaba ahí.

Retirarla se puede siempre, y lo hace en Visma mismo, no en nuestra casa. En cuanto quita el consentimiento ahí, la integración se detiene. Es exactamente como debe ser: la llave está en su mano.

¿Qué va entonces solo?

Las cinco cosas que en la práctica vemos más a menudo:

Facturas de compra desde el buzón de correo. Una factura llega por correo, se lee, se pone en el expediente y se somete a aprobación. Solo cuando usted la aprueba va a Visma. En los despachos donde lo hemos configurado esto ahorra unas dos horas a la semana, y cada factura se vuelve a encontrar.

Partidas abiertas y recordatorios. Cada semana se recogen las partidas abiertas por cliente y se prepara un recordatorio en su tono. Usted lo relee y lo manda.

Una lista de entrega para el contable. Al final del mes, a partir de los justificantes, se hace una lista de lo que hay y de lo que falta.

Volver a encontrar los pagos. Un pago que llega a través de un servicio de pago se busca en la contabilidad, así no lo tiene que emparejar a mano.

Un panel sobre sus propias cifras. Facturación por cliente, por producto, por mes; plazos de tramitación; partidas abiertas. Las cifras vienen de Visma, la cuenta está en un guion que puede releer.

¿El sistema hace asientos solo en mi contabilidad?

Solo si configura ese paso sin aprobación. De serie la automatización lee una factura, la prepara y espera su aprobación. Cada asiento se puede releer en Runs: qué entró, qué se hizo con ello, quién aprobó y cuándo.

Es a propósito el ajuste de serie. Una automatización que hace el asiento sola puede ser más rápida, pero para eso tiene que haber construido antes confianza en lo que hace. La mayoría de los despachos desactiva la aprobación para un tipo de factura a la vez, cuando ha corrido sin errores durante meses.

¿Y si en la factura algo no cuadra?

Entonces no pasa nada automáticamente. Si falta el número de la factura, si el importe es ilegible, o si el tipo de IVA no corresponde al proveedor, la factura acaba en una lista con la petición de mirarla. Nada se adivina y nada se rellena si no estaba ahí.

Es la característica más importante de una buena integración, y es también el motivo por el que las primeras semanas dan más avisos que las semanas siguientes: en esa lista ve exactamente qué proveedores entregan las facturas de forma desordenada.

¿Funciona también con otros paquetes de contabilidad?

Visma eAccounting, Exact Online, Basecone, AFAS Profit, SnelStart, e-Boekhouden, Moneybird, Twinfield y los demás paquetes neerlandeses son integraciones completas.

Si trabaja con varias contabilidades, puede hacer correr un solo encargo sobre todas las contabilidades juntas. Para un despacho contable es a menudo la diferencia entre media jornada y un cuarto de hora.