KI-Chatbot, Plattform oder KI-Arbeitsplatz?

Was tut ein KI-Chatbot genau?

Ein KI-Chatbot ist ein Gespräch. Sie tippen eine Frage, es kommt eine Antwort. ChatGPT, Claude und Copilot arbeiten so. Sie sind stark in Sprache: zusammenfassen, umschreiben, erklären, übersetzen, einen Entwurf aufsetzen.

Was sie nicht tun, ist etwas in Ihre Verwaltung setzen. Ein Chatbot kann ein schönes Angebot schreiben, aber er weiß nicht, was Ihr vorheriges Angebot an diese Kundin war, er setzt es nicht in Ihr CRM und er schickt es nicht ab. Sie bleiben das Glied zwischen der Antwort und dem System.

Das ist völlig in Ordnung für Arbeit, die Sie ohnehin selbst machen. Es wird teuer, sobald dasselbe Gespräch jeden Tag wiederkehrt.

Was tut eine Integrationsplattform?

Eine Integrationsplattform verbindet Systeme miteinander. Kommt eine Bestellung in Ihrem Webshop herein, legt die Plattform eine Zeile in Ihrer Buchhaltung an. Zapier und Make sind hier die bekanntesten Namen.

Eine solche Plattform ist schnell und verlässlich für Arbeit mit festen Regeln: wenn dies, dann das. Sie bleibt stehen, sobald geurteilt werden muss. Ein Lieferant, der seine Rechnung anders aufbaut als im Vormonat, eine E-Mail, in der das Datum im Text steht und nicht in einem Feld, eine Beschwerde, die eigentlich eine Bestellung ist — da bleibt eine Regel stecken.

Was ist dann ein KI-Arbeitsplatz?

Ein KI-Arbeitsplatz verbindet die beiden. Er liest, was hereinkommt, wie ein Chatbot das kann, und er legt es in Ihren Systemen ab, wie eine Integrationsplattform das tut. Der Unterschied zu beiden ist, dass ein Urteil dazwischensitzt.

Ein Beispiel aus der Installationsbranche. Es kommt ein Arbeitsauftrag per E-Mail herein. Der Arbeitsplatz liest ihn, holt die Adresse, die Kundin, die Störung und den Wunschtermin heraus, setzt sie in die Planung und gibt der Planerin ein Signal. Steht die Adresse unvollständig in der E-Mail, landet der Auftrag in einer Liste mit der Bitte hinzuschauen — er erfindet nichts.

Welche brauche ich?

	KI-Chatbot	Integrationsplattform	KI-Arbeitsplatz
Versteht freien Text	ja	nein	ja
Setzt etwas in Ihre Systeme	nein	ja	ja
Arbeitet weiter, während Sie schlafen	nein	ja	ja
Kommt mit Ausnahmen zurecht	ja, wenn Sie fragen	nein	ja
Fragt nach Freigabe	nicht zutreffend	nein	ja, wo Sie es einstellen
Wer macht die Arbeit	Sie, schneller	das System	das System, Sie entscheiden

Die praktische Faustregel: machen Sie die Arbeit selbst und wollen Sie sie schneller machen, nehmen Sie einen Chatbot. Sind Ihre Schritte immer dieselben und steht alles schon ordentlich in Feldern, nehmen Sie eine Integrationsplattform. Steckt Text darin, kommt Post herein, und muss jemand ab und zu hinschauen — dann brauchen Sie einen Arbeitsplatz.

Kann ich sie nicht einfach nebeneinander nutzen?

Ja, und viele Unternehmen tun das auch. Einen Chatbot für die Schreibarbeit der Inhaberin, einen Arbeitsplatz für das, was jeden Tag wiederkehrt.

Achten Sie allerdings auf eines: jedes einzelne Abonnement ist eine eigene Anmeldung, ein eigener Auftragsverarbeitungsvertrag und eine eigene Stelle, an der Ihre Daten liegen. Drei praktische Helfer können zusammen mehr Verwaltung erzeugen, als sie wegnehmen. Das ist der Grund, warum wir alles in eine Umgebung setzen.