Connecter Visma eAccounting : ce qui se fait tout seul

Comment établir la connexion ?

Vous vous connectez avec les identifiants officiels de Visma. Vous accordez à cette occasion l’autorisation pour les parties dont l’intégration a besoin. Une clé d’accès est conservée dans votre propre environnement à Amsterdam, chiffrée — votre mot de passe n’y figure pas.

Vous pouvez la retirer à tout moment, et vous le faites dans Visma lui-même, pas chez nous. Dès que vous y supprimez l’autorisation, la connexion s’arrête. C’est exactement ainsi que cela doit être : la clé est chez vous.

Qu’est-ce qui se fait alors tout seul ?

Les cinq choses que nous voyons le plus souvent en pratique :

Factures d’achat depuis la boîte aux lettres. Une facture arrive par e-mail, est lue, classée dans le dossier et soumise à approbation. Ce n’est qu’après votre validation qu’elle part vers Visma. Dans les cabinets où nous l’avons mis en place, cela représente environ deux heures par semaine, et vous retrouvez chaque facture.

Encours et relances. Chaque semaine, les encours sont récupérés par cliente et une relance est préparée dans votre ton. Vous la relisez et vous l’envoyez.

Une liste de dépôt pour la comptable. À la fin du mois, les pièces donnent une liste de ce qui est là et de ce qui manque.

Retrouver les paiements. Un paiement qui arrive via un prestataire de paiement est recherché dans la comptabilité, pour que vous n’ayez pas à le rapprocher à la main.

Un tableau de bord sur vos propres chiffres. Chiffre d’affaires par client, par produit, par mois ; délais de traitement ; encours. Les chiffres viennent de Visma, la somme se trouve dans un script que vous pouvez relire.

Le système comptabilise-t-il lui-même dans ma comptabilité ?

Uniquement si vous réglez cette étape sans approbation. Par défaut, l’automatisation lit une facture, la prépare et attend un oui. Chaque écriture est relisible dans Runs : ce qui est entré, ce qui en a été fait, qui a approuvé et quand.

C’est délibérément le réglage de base. Une automatisation qui comptabilise de façon autonome peut être plus rapide, mais il faut pour cela avoir d’abord bâti la confiance dans ce qu’elle fait. La plupart des cabinets ne désactivent l’approbation qu’un type de facture après l’autre, une fois qu’il a tourné sans erreur pendant des mois.

Et si quelque chose ne va pas dans la facture ?

Alors rien ne se fait automatiquement. S’il manque le numéro de facture, si le montant est illisible ou si le taux de TVA ne correspond pas au fournisseur, la facture atterrit dans une liste avec la demande d’y jeter un œil. Rien n’est deviné et rien n’est saisi qui n’était pas écrit.

C’est la propriété la plus importante d’une bonne intégration, et c’est aussi la raison pour laquelle les premières semaines produisent plus de signalements que les suivantes : vous voyez dans cette liste exactement quels fournisseurs livrent leurs factures en désordre.

Est-ce que cela fonctionne aussi avec d’autres logiciels comptables ?

Visma eAccounting, Exact Online, Basecone, AFAS Profit, SnelStart, e-Boekhouden, Moneybird, Twinfield et les autres logiciels néerlandais sont des intégrations complètes.

Si vous travaillez avec plusieurs dossiers, vous pouvez lancer une mission sur tous les dossiers à la fois. Pour un cabinet comptable, c’est souvent la différence entre une demi-journée et un quart d’heure.