Exact Online verbinden: vom erledigten Auftrag zur Rechnung

Wo die Stunden in einem Installationsbetrieb versickern

Das Muster ist in fast jedem Installationsbetrieb dasselbe. Der Arbeitsschein kommt nachmittags als Foto oder PDF herein. Jemand tippt ihn abends in die Planung ab, und später noch einmal in die Fakturierung. Zwischen dem Auftrag und der Rechnung liegen zweimal Abtippen und ein paar Tage Warten.

Das ist kein Softwareproblem, sondern ein Übergabeproblem: Dieselben Daten gehen dreimal durch Menschenhände, weil die Systeme einander nicht kennen. Adressen werden falsch übernommen, eine Stunde fällt weg, und ein Auftrag von vor drei Wochen wird erst berechnet, wenn jemand zufällig darüberliest.

Wie stellen Sie die Verbindung mit Exact Online her?

Sie melden sich mit der offiziellen Anmeldung von Exact selbst an und geben dabei die Erlaubnis für die Teile, die die Integration braucht. Ein Zugangsschlüssel wird in Ihrer eigenen Umgebung in Amsterdam aufbewahrt, verschlüsselt — Ihr Passwort kommt darin nicht vor.

Zurückziehen tun Sie das bei Exact, nicht bei uns. Nehmen Sie die Erlaubnis dort weg, stoppt die Verbindung. Der Schlüssel liegt bei Ihnen, und so gehört es sich.

Das Einschalten der Integration kostet nichts extra: Sie zahlen nach Zahl der Mitarbeitenden, nicht pro Integration.

Was geht dann von allein?

Vier Dinge, die wir in Installationsbetrieben am häufigsten einrichten.

Der Arbeitsschein aus dem Postfach. Ein Arbeitsschein kommt als E-Mail oder PDF herein. Die Angaben — Kunde, Adresse, was gemacht wurde, Stunden und Material — werden herausgelesen und in die Planung oder in eine Tabelle gesetzt, und die Planung bekommt eine Meldung. Auf der Branchenseite für Installationsbetriebe steht das als erste Automatisierung, mit etwa drei Stunden pro Woche und keinen Tippfehlern in Adressen und Daten.

Die Ausgangsrechnung, die schon bereitsteht. Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, steht die Rechnung in Exact Online bereit: die richtige Relation, die richtigen Artikel, die Zeilen vom Arbeitsschein. Sie sehen sie an und sagen Ja. Gibt es den Kunden in Exact noch nicht, wird erst nach Name und E-Mail-Adresse gesucht, bevor eine neue Relation dazukommt — das erspart doppelte Kundenkarten.

Offene Posten, die sich selbst nachfassen. Exact Online weiß, welche Rechnungen offen sind. Jeden Montag kommt eine Liste mit dem, was zu lange offen steht, mit je Kunde einem Entwurf der Erinnerung. Versenden tun Sie, oder Sie geben es einmal frei, und dann läuft es von allein.

Material gegen die Bestellung. Auftragsbestätigungen des Großhandels werden mit dem verglichen, was bestellt wurde; Mengen und Preise, die abweichen, kommen in eine Liste mit der Bitte, hinzusehen. Etwa eine Stunde pro Woche, und der Unterschied fällt vor der Rechnung auf statt danach.

Wo bauen Sie eine Freigabe ein?

Die Faustregel: Lesen darf immer von allein, Schreiben fragt nach einem Ja.

Eine Automatisierung, die aus einem Arbeitsschein eine Rechnung aufbaut, darf das ohne Zutun — in Ihrer Buchhaltung ändert sich noch nichts. Der Schritt, in dem diese Rechnung in Exact Online landet, ist der Schritt, auf den jemand sieht. Das ist ein Klick, und es ist der Klick, der den Unterschied macht zwischen Automatisieren und die Kontrolle Verlieren.

Sie können diese Freigabe später wegnehmen, wenn sich zeigt, dass es nie etwas zu beanstanden gibt. Andersherum geht es schlechter: Ein Fehler, der zwei Monate in der Buchhaltung steht, ist teurer als zweihundertmal Ja zu sagen.

Jeder Schritt, mit oder ohne Freigabe, ist in Runs nachzulesen: was gelesen wurde, was bereitgelegt wurde, wer Ja gesagt hat und wann.

Was es bringt

Die ehrliche Antwort: Zeit, an der Stelle, wo sie am meisten kostet. Drei Stunden pro Woche für Arbeitsscheine und eine Stunde für die Materialkontrolle sind die Zahlen unserer eigenen Branchenseite. Was daneben passiert, ist, dass die Rechnung Tage früher rausgeht, weil sie an dem Tag bereitsteht, an dem der Auftrag fertig ist, statt am Monatsende.

Sie müssen niemanden zusätzlich einstellen, wenn die Arbeit wächst. Das ist die ganze Preisgeschichte.