Collegare Visma eAccounting: cosa va automatico?

Come crea l’integrazione?

Accede con l’accesso ufficiale di Visma. Dà così il consenso per le parti di cui l’integrazione ha bisogno. Nel Suo ambiente ad Amsterdam viene conservata una chiave di accesso, cifrata — la Sua password non ci finisce.

Ritirarla si può sempre, e lo fa in Visma stesso, non presso di noi. Appena toglie il consenso lì, l’integrazione si ferma. È esattamente come deve essere: la chiave è in mano Sua.

Cosa va allora da sé?

Le cinque cose che in pratica vediamo più spesso:

Fatture d’acquisto dalla casella di posta. Una fattura arriva per e-mail, viene letta, messa nel dossier e sottoposta ad approvazione. Va in Visma solo quando Lei approva. Negli studi dove l’abbiamo impostato questo fa risparmiare circa due ore a settimana, e ogni fattura si ritrova.

Partite aperte e solleciti. Ogni settimana vengono raccolte le partite aperte per cliente e viene preparato un sollecito nel Suo tono. Lei lo rilegge e lo manda.

Un elenco di consegna per il contabile. Alla fine del mese dai giustificativi viene fatto un elenco di quello che c’è e di quello che manca.

Ritrovare i pagamenti. Un pagamento che arriva tramite un servizio di pagamento viene ricercato in contabilità, così non lo deve abbinare a mano.

Un dashboard sui Suoi numeri. Fatturato per cliente, per prodotto, per mese; tempi di attraversamento; partite aperte. I numeri arrivano da Visma, il conto sta in uno script che può rileggere.

Il sistema registra da sé nella mia contabilità?

Solo se imposta quel passo senza approvazione. Di default l’automazione legge una fattura, la prepara e aspetta un sì. Ogni registrazione si può rileggere in Runs: cosa è entrato, cosa ne è stato fatto, chi ha approvato e quando.

È di proposito l’impostazione di default. Un’automazione che registra da sola può essere più rapida, ma allora deve prima aver costruito fiducia in quello che fa. La maggior parte degli studi disattiva l’approvazione per un tipo di fattura alla volta, quando è girata senza errori per mesi.

E se nella fattura qualcosa non torna?

Allora non succede niente in automatico. Se manca il numero della fattura, se l’importo è illeggibile, o se l’aliquota IVA non corrisponde al fornitore, la fattura finisce in un elenco con la richiesta di guardarla. Niente viene indovinato e niente viene compilato se non c’era.

È la caratteristica più importante di una buona integrazione, ed è anche il motivo per cui le prime settimane danno più avvisi delle settimane successive: in quell’elenco vede esattamente quali fornitori consegnano le fatture in modo disordinato.

Funziona anche con altri pacchetti di contabilità?

Visma eAccounting, Exact Online, Basecone, AFAS Profit, SnelStart, e-Boekhouden, Moneybird, Twinfield e gli altri pacchetti olandesi sono integrazioni complete.

Se lavora con più contabilità, può far girare un solo incarico su tutte le contabilità insieme. Per uno studio contabile è spesso la differenza tra mezza giornata e un quarto d’ora.