Personeelsadministratie automatiseren: verlof en onboarding
Personeelsadministratie is werk dat tussendoor komt: een nieuwe collega, een verlofaanvraag, uren die ontbreken, mutaties voor het salarispakket. Vier agents nemen het over en de leidinggevende keurt goed. Bij verzuim wordt alleen de datum vastgelegd, nooit de reden.
- Bij een nieuwe collegaOnboardingbegeleiderAccounts en checklist voor week één.
- Bij een verlofaanvraagVerlofverwerkerVerwerkt, saldo bijgewerkt.
- VrijdagmiddagUrencontroleurOntbrekende uren gesignaleerd.
- Aan het eind van de maandLoonmutatieverwerkerMutaties klaar voor het salarispakket.
Deze agents nemen het over
Onboardingbegeleider
Regelt de eerste week van een nieuwe collega: de accounts, de checklist en de afspraken staan klaar.
Levert op: Accounts en afspraken voor nieuwe collega's staan klaar.Verlofverwerker
Verwerkt verlofaanvragen en houdt de saldo's bij; een ziekmelding registreert hij alleen, zonder medische gegevens.
Bespaart, geschat: ± 1 uur per weekUrencontroleur
Signaleert ontbrekende of afwijkende uren voordat de week wordt afgesloten, zodat de factuur en het loon kloppen.
Bespaart, geschat: ± 1 uur per weekLoonmutatieverwerker
Zet de mutaties van de maand klaar voor het salarispakket: een nieuwe collega, gewijzigde uren, declaraties.
Bespaart, geschat: ± 30 minuten per week
Veelgestelde vragen
Wie keurt een verlofaanvraag goed?
De leidinggevende, altijd. De verlofverwerker controleert het saldo en of er niet te veel collega's tegelijk weg zijn, en zet het verlof na goedkeuring in de agenda.
Slaat de agent medische gegevens op?
Nee. Bij een ziekmelding legt hij alleen de datum van de melding en de datum van herstel vast. Hij vraagt nooit naar de reden.
Werkt dit met mijn salarispakket?
Controleer dat eerst met je salarisverwerker. Met AFAS is er een koppeling; zonder koppeling levert de loonmutatieverwerker een overzicht dat je zelf invoert.