Exact Online koppelen: van klus naar factuur

Waar de uren weglekken in een installatiebedrijf

Het patroon is in vrijwel elk installatiebedrijf hetzelfde. De werkbon komt 's middags als foto of PDF binnen. Iemand typt hem 's avonds over in de planning, en later nog een keer in de facturatie. Tussen de klus en de factuur zitten twee keer overtypen en een paar dagen wachten.

Dat is geen softwareprobleem maar een overdrachtprobleem: dezelfde gegevens gaan drie keer door mensenhanden omdat de systemen elkaar niet kennen. Adressen worden verkeerd overgenomen, een uur valt weg, en een klus van drie weken geleden wordt pas gefactureerd als iemand er toevallig overheen leest.

Hoe leg je de koppeling met Exact Online?

Je logt in met de officiële inlog van Exact zelf en geeft daarbij toestemming voor de onderdelen die de koppeling nodig heeft. Er wordt een toegangssleutel bewaard in je eigen omgeving in Amsterdam, versleuteld — je wachtwoord komt daar niet in voor.

Intrekken doe je bij Exact, niet bij ons. Haal je de toestemming daar weg, dan stopt de koppeling. De sleutel ligt bij jou, en dat hoort zo.

Het aanzetten van de koppeling kost niets extra: je betaalt per aantal medewerkers, niet per koppeling.

Wat gaat er dan vanzelf?

Vier dingen die we in installatiebedrijven het vaakst inrichten.

De werkbon uit de mailbox. Een werkbon komt binnen als mail of PDF. De gegevens — klant, adres, wat er gedaan is, gebruikte uren en materialen — worden eruit gelezen en in de planning of in een tabel gezet, en de planner krijgt een melding. Op de branchepagina voor installatiebedrijven staat dit als de eerste automatisering, met ongeveer drie uur per week en geen overtypfouten in adressen en datums.

De verkoopfactuur die al klaarstaat. Zodra een klus is afgerond, staat de factuur klaar in Exact Online: de juiste relatie, de juiste artikelen, de regels van de werkbon. Je kijkt ernaar en zegt ja. Bestaat de klant nog niet in Exact, dan wordt er eerst gezocht op naam en e-mailadres voordat er een nieuwe relatie bij komt — dat scheelt dubbele klantkaarten.

Openstaande posten die zichzelf opvolgen. Exact Online weet welke facturen open staan. Elke maandag komt er een lijst met wat er te lang staat, met per klant een concept-herinnering erbij. Versturen doe jij, of je zet het één keer open en dan gaat het vanzelf.

Materiaal tegen de order. Orderbevestigingen van de groothandel worden vergeleken met wat er besteld is; aantallen en prijzen die afwijken komen in een lijst met de vraag om te kijken. Ongeveer een uur per week, en het verschil valt op vóór de factuur in plaats van erna.

Waar bouw je een goedkeuring in?

De vuistregel: lezen mag altijd vanzelf, schrijven vraagt een ja.

Een automatisering die een factuur uit een werkbon opbouwt, mag dat zonder tussenkomst doen — er verandert nog niets in je administratie. De stap waarin die factuur in Exact Online komt te staan, is de stap waar iemand naar kijkt. Dat is één klik, en het is de klik die het verschil maakt tussen automatiseren en de controle kwijtraken.

Je kunt die goedkeuring later weghalen als blijkt dat er nooit iets aan te merken valt. Andersom werkt slechter: een fout die twee maanden in de boekhouding staat, is duurder dan tweehonderd keer ja zeggen.

Elke stap, met of zonder goedkeuring, is terug te lezen in Uitvoeringen: wat er gelezen is, wat er klaargezet is, wie ja heeft gezegd en wanneer.

Wat het oplevert

Het eerlijke antwoord is: tijd op de plek waar hij het meest kost. Drie uur per week aan werkbonnen en een uur aan materiaalcontrole zijn de cijfers van onze eigen branchepagina. Wat er daarnaast gebeurt, is dat de factuur dagen eerder de deur uit gaat, omdat hij klaarstaat op de dag dat de klus af is in plaats van aan het eind van de maand.

Je hoeft er niemand bij aan te nemen als het werk groeit. Dat is het hele prijsverhaal.