Conectar Exact Online: del trabajo terminado a la factura

Dónde se escapan las horas en una empresa instaladora

El patrón es el mismo en casi todas las empresas instaladoras. La orden de trabajo llega por la tarde como foto o como PDF. Alguien la pasa a mano por la noche a la planificación, y más tarde otra vez a la facturación. Entre el trabajo y la factura hay dos veces copiar a mano y unos días de espera.

No es un problema de software sino de traspaso: los mismos datos pasan tres veces por manos humanas porque los sistemas no se conocen. Las direcciones se copian mal, se pierde una hora, y un trabajo de hace tres semanas solo se factura cuando alguien lo ve por casualidad.

¿Cómo se establece la conexión con Exact Online?

Inicia sesión con el acceso oficial del propio Exact y ahí da permiso para las partes que la integración necesita. Se guarda una clave de acceso en su propio entorno en Ámsterdam, cifrada; su contraseña no aparece en ella.

La revocación se hace en Exact, no con nosotros. Si retira allí el permiso, la conexión se detiene. La clave está en sus manos, y así debe ser.

Activar la integración no cuesta nada más: paga según el número de empleados, no por integración.

¿Qué pasa a hacerse solo?

Cuatro cosas que configuramos con más frecuencia en empresas instaladoras.

La orden de trabajo desde el correo. Una orden de trabajo llega como correo o como PDF. Los datos —cliente, dirección, qué se ha hecho, horas y material empleados— se extraen y se ponen en la planificación o en una tabla, y el planificador recibe un aviso. En la página del sector de las empresas instaladoras figura como la primera automatización, con unas tres horas a la semana y sin errores de copia en direcciones y fechas.

La factura de venta que ya está lista. En cuanto un trabajo termina, la factura está lista en Exact Online: la relación correcta, los artículos correctos, las líneas de la orden de trabajo. La mira y dice que sí. Si el cliente todavía no existe en Exact, primero se busca por nombre y por correo electrónico antes de añadir una relación nueva; eso evita fichas de cliente duplicadas.

Partidas abiertas que se reclaman solas. Exact Online sabe qué facturas están abiertas. Cada lunes llega una lista con lo que lleva demasiado tiempo abierto, con un borrador de recordatorio por cliente. Enviarlo lo hace usted, o lo deja abierto una vez y a partir de ahí sale solo.

El material contra el pedido. Las confirmaciones de pedido del mayorista se comparan con lo que se pidió; las cantidades y los precios que difieren entran en una lista con la petición de revisarlos. Alrededor de una hora a la semana, y la diferencia se ve antes de la factura y no después.

¿Dónde se pone una aprobación?

La regla general: leer puede hacerse siempre solo, escribir pide aprobación.

Una automatización que construye una factura a partir de una orden de trabajo puede hacerlo sin intervención; todavía no cambia nada en su contabilidad. El paso en el que esa factura queda en Exact Online es el paso que alguien mira. Es un clic, y es el clic que marca la diferencia entre automatizar y perder el control.

Puede quitar esa aprobación más adelante si resulta que nunca hay nada que objetar. Al revés funciona peor: un error que pasa dos meses en la contabilidad cuesta más que decir que sí doscientas veces.

Cada paso, con o sin aprobación, se puede consultar en Runs: qué se leyó, qué se dejó preparado, quién dio el visto bueno y cuándo.

Qué aporta

La respuesta honesta: tiempo, en el sitio donde más cuesta. Tres horas a la semana en órdenes de trabajo y una hora en el control del material son las cifras de nuestra propia página sectorial. Lo que ocurre además es que la factura sale días antes, porque está lista el día en que termina el trabajo y no a final de mes.

No tiene que contratar a nadie más cuando el trabajo crece. Esa es toda la historia del precio.