Connecter Exact Online : du chantier terminé à la facture

Où les heures s’évaporent dans une entreprise d’installation

Le schéma est le même dans presque toutes les entreprises d’installation. Le bon de travail arrive l’après-midi, en photo ou en PDF. Quelqu’un le retape le soir dans le planning, puis encore une fois dans la facturation. Entre le chantier et la facture, il y a deux ressaisies et quelques jours d’attente.

Ce n’est pas un problème de logiciel mais un problème de transmission : les mêmes données passent trois fois entre des mains humaines parce que les systèmes ne se connaissent pas. Des adresses sont mal recopiées, une heure disparaît, et un chantier d’il y a trois semaines n’est facturé que lorsque quelqu’un tombe dessus par hasard.

Comment établir la connexion avec Exact Online ?

Vous vous connectez avec les identifiants officiels d’Exact et vous donnez, à ce moment-là, l’autorisation pour les parties dont l’intégration a besoin. Une clé d’accès est conservée dans votre propre environnement à Amsterdam, chiffrée — votre mot de passe n’y figure pas.

Le retrait se fait chez Exact, pas chez nous. Retirez l’autorisation là-bas et la connexion s’arrête. La clé est chez vous, et c’est ainsi que cela doit être.

Activer l’intégration ne coûte rien de plus : vous payez selon le nombre de collaborateurs, pas par intégration.

Qu’est-ce qui se fait tout seul ensuite ?

Quatre choses que nous mettons le plus souvent en place dans les entreprises d’installation.

Le bon de travail sorti de la messagerie. Un bon de travail arrive par e-mail ou en PDF. Les données — client, adresse, ce qui a été fait, heures et matériel utilisés — en sont extraites et mises dans le planning ou dans un tableau, et le planificateur reçoit une notification. Sur la page du secteur des entreprises d’installation, c’est la première automatisation, avec environ trois heures par semaine et aucune erreur de ressaisie dans les adresses et les dates.

La facture de vente déjà prête. Dès qu’un chantier est terminé, la facture est prête dans Exact Online : la bonne relation, les bons articles, les lignes du bon de travail. Vous la regardez et vous dites oui. Si le client n’existe pas encore dans Exact, une recherche par nom et par adresse e-mail précède la création d’une nouvelle relation — cela évite les fiches clients en double.

Des encours qui se relancent d’eux-mêmes. Exact Online sait quelles factures sont ouvertes. Chaque lundi arrive une liste de ce qui est ouvert depuis trop longtemps, avec un projet de rappel par client. L’envoi, c’est vous qui le faites, ou vous l’ouvrez une fois et ensuite cela part tout seul.

Le matériel confronté à la commande. Les confirmations de commande du grossiste sont comparées à ce qui a été commandé ; les quantités et les prix qui diffèrent arrivent dans une liste avec une demande de vérification. Environ une heure par semaine, et l’écart se voit avant la facture au lieu d’après.

Où placer une approbation ?

La règle de base : lire peut toujours se faire tout seul, écrire demande un oui.

Une automatisation qui construit une facture à partir d’un bon de travail peut le faire sans intervention — rien ne change encore dans votre comptabilité. L’étape où cette facture arrive dans Exact Online est celle que quelqu’un regarde. C’est un clic, et c’est le clic qui fait la différence entre automatiser et perdre le contrôle.

Vous pouvez retirer cette approbation plus tard s’il s’avère qu’il n’y a jamais rien à redire. Dans l’autre sens, cela marche moins bien : une erreur qui reste deux mois dans la comptabilité coûte plus cher que dire oui deux cents fois.

Chaque étape, avec ou sans approbation, peut être relue dans Runs : ce qui a été lu, ce qui a été préparé, qui a dit oui et quand.

Ce que cela rapporte

La réponse honnête : du temps, là où il coûte le plus. Trois heures par semaine sur les bons de travail et une heure sur le contrôle du matériel, ce sont les chiffres de notre propre page sectorielle. Ce qui se passe en plus, c’est que la facture part plusieurs jours plus tôt, parce qu’elle est prête le jour où le chantier est terminé au lieu de la fin du mois.

Vous n’avez personne de plus à embaucher quand le travail augmente. C’est toute l’histoire du prix.